З 2026 року в Польщі запрацював державний телекомунікаційний сервіс, який дозволяє оформлювати частину договорів повністю онлайн — без паперу, особистих зустрічей і пересилання роздруківок. Йдеться про систему e-Umowy, доступну через портал praca.gov.pl.

Матеріал нижче — практична інструкція: кому доступно, які договори можна оформити, якими підписами підписується, і що важливо врахувати, щоб документ був коректним.

Що саме запустили у 2026 році

7 січня 2026 року Міністерство сім’ї, праці та соціальної політики Польщі запустило нову систему для обслуговування деяких договорів в електронній формі. Система розрахована на «прості» сценарії та працює як єдине місце, де можна не лише створити й підписати договір, а й вести пов’язану документацію.

За офіційним описом, у системі можна: укладати, змінювати та розривати договори; користуватися готовими шаблонами; підписувати документи електронними підписами; зберігати кадрову документацію в електронному вигляді та мати до неї постійний доступ.

Які договори можна оформити через e-Umowy на praca.gov.pl

Через систему e-Umowy допускається оформлювати й обслуговувати такі види договорів:

Umowa o pracę (трудовий договір) — за правилами Kodeks pracy.
Umowa zlecenie та umowa o świadczenie usług — за правилами Kodeks cywilny.
Umowy uaktywniające — договори, пов’язані з доглядом за дітьми (наприклад, договір з нянею).

Хто може користуватися системою

На старті доступ надано не «всім роботодавцям підряд», а конкретним групам. В офіційних матеріалах перелічено, зокрема:

мікропідприємці та малі роботодавці, які наймають до 9 осіб;
фермери;
фізичні особи (не обов’язково підприємці);
батьки, які укладають договір з нянею;
а також сторона «наймана» — працівники, виконавці за zlecenie та няні.

Важлива деталь: міністерство прямо зазначає, що це перша базова версія, і функціональність/охоплення будуть розширювати.

Як увійти в e-Umowy і чим підписуються документи

Вхід у систему передбачений через login.gov.pl — тобто стандартну державну авторизацію. Варіанти входу та ідентифікації включають Profil Zaufany, e-dowód, mObywatel і навіть електронну банківську ідентифікацію; окремо згадується можливість входу/роботи з кваліфікованим підписом.

Підписання документів у системі підтримує три формати:

kwalifikowany podpis elektroniczny (кваліфікований підпис),
podpis zaufany (довірений підпис через Profil Zaufany),
podpis osobisty (особистий підпис, пов’язаний з e-dowód).

Що можна робити в системі, окрім «підписати договір»

Сервіс задуманий як «процес під ключ», а не просто поле для підпису. Офіційно заявлені такі можливості:

Готові шаблони договорів і пов’язаних документів: додатки/анекси, розірвання, повідомлення, świadectwo pracy тощо.
Додавання редагованих документів, які часто потрібні «в пакеті» (наприклад, направлення на медогляд, RODO-клаузи), та прикріплення їх до документації.
Повідомлення сторонам про події/зміни через e-mail або SMS.
Підтвердження факту внесення та отримання готівкових виплат (якщо це використовується).
Електронне ведення та зберігання документації за відносинами, укладеними через систему.
Окремо вказано, що із системи можна виконувати повідомлення/операції, пов’язані з ZUS і KAS (страхування та податки) — в одному місці.

Також підкреслюється автоматична верифікація окремих даних і повноважень за даними з CEIDG (актуально для JDG).

Важливі обмеження, про які зазвичай забувають

Є два практичні правила, які прямо прописані в офіційному описі:

У системі можна вести кадрову документацію лише для нового найму або для працівників, щодо яких документація раніше не велася.
Якщо ви укладаєте договір через систему, у вас з’являється обов’язок вести документацію за цим договором у системі до моменту його завершення.

Це означає: e-Umowy — не «разова кнопка», а обраний формат супроводу конкретного договору.

Як виглядає процес на практиці: покрокова логіка

Крок 1. Вхід на praca.gov.pl і авторизація через login.gov.pl.
Крок 2. Вибір типу договору: umowa o pracę / zlecenie / świadczenie usług / uaktywniająca.
Крок 3. Заповнення договору за шаблоном або завантаження/додавання пов’язаних документів.
Крок 4. Підписання одним із підтримуваних підписів (kwalifikowany / zaufany / osobisty).
Крок 5. Система фіксує документ і надає постійний доступ; сторонам надходять повідомлення (e-mail/SMS).
Крок 6. Далі — супровід договору: анекси, зміни, розірвання, документи «навколо» працевлаштування, зберігання в електронному вигляді.

Кому це особливо корисно

Електронний формат через praca.gov.pl найбільш зручний у ситуаціях, коли: працівник/виконавець перебуває в іншому місті; оформлення потрібно «сьогодні», без кур’єрів; компанія хоче відійти від паперу та зберігати кадрові документи в електронному вигляді для договорів, оформлених через систему.

Офіційні джерела

Публікація MRPiPS про запуск системи 7.01.2026 та опис функцій, входу і підписів.

Сторінка “Umowy elektroniczne” на порталі публічних служб зайнятості (psz.praca.gov.pl) з переліком договорів, користувачів і можливостей системи.

Електронні договори в Польщі з 2026 року: як і де підписати договір?