Якщо ви ведете справу щодо ВНЖ або ПМЖ, ключова проблема майже завжди одна й та сама: ужонд надсилає запити (wezwanie), просить донести документи, повідомляє про строки і в підсумку видає рішення (decyzja). З 2025–2026 років у Польщі стандартом стає офіційне електронне листування через e-Doręczenia — юридично рівнозначне рекомендованому листу з повідомленням про вручення.

Ця стаття — практична інструкція: як за 10–20 хвилин створити skrzynka e-Doręczeń, як знаходити адресу ужонда, як надсилати листи та документи, як не пропускати рішення у справі та строки на оскарження.

Що таке e-Doręczenia простими словами

e-Doręczenia — це електронний еквівалент list polecony za potwierdzeniem odbioru (рекомендованого листа з підтвердженням отримання). Такі повідомлення юридично рівні звичайній паперовій пошті, лише приходять у вашу електронну «поштову скриньку» (skrzynka).

Важливі терміни, які вам знадобляться:

ADE (Adres do doręczeń elektronicznych) — ваша офіційна електронна адреса для вручення. Вона виглядає як рядок виду AE:PL-.... і не є e-mail.

BAE (Baza Adresów Elektronicznych) — державний реєстр, куди потрапляють адреси ADE. За ним ужонди шукають, куди надсилати офіційну кореспонденцію.

Skrzynka do e-Doręczeń — ваша «скринька», де ви отримуєте та надсилаєте повідомлення.

З 1 січня 2026 року e-Doręczenia стають базовим способом електронного спілкування між podmiot publiczny (держорганом) і podmiot niepubliczny (людиною/фірмою) — якщо спеціальні норми не вимагають іншої форми. Це означає просту річ: хочете нормально спілкуватися онлайн з ужондом — робіть skrzynka e-Doręczeń завчасно, а не «коли вже терміново».

Кому обов’язково, а кому корисно (особливо при ВНЖ/ПМЖ)

Для приватних осіб (зазвичай, зокрема іноземців) e-Doręczenia — це насамперед інструмент, який спрощує та прискорює листування з ужондами й знижує ризик «втрачених листів».

Для компаній і частини професій існують обов’язкові строки підключення (поетапно: 2025, 2026 і далі) — це прописано в офіційному harmonogramie.

Але якщо у вас триває справа по карті побиту, практичний висновок такий: навіть якщо у вас немає «обов’язку», мати skrzynka e-Doręczeń вигідно, тому що:

ви отримуєте листи швидше, ніж паперовою поштою;
у вас залишаються докази відправлення/вручення (dowody), які допомагають у спорах про строки;
ви зменшуєте ризик, що рішення «вважатиметься врученим», а ви про це не дізналися.

Найважливіше про строки: 7 днів, 14 днів і «фікція вручення»

В e-Doręczenia діють правила, які потрібно розуміти до початку листування з ужондом:

адресат отримує повідомлення, що прийшов лист (notyfikacja);
якщо адресат не зайде в skrzynka 7 днів, приходить нагадування;
якщо адресат не зайде 14 днів, настає fikcja doręczenia (лист вважається врученим, формується відповідне підтвердження);
невідкрите повідомлення може зберігатися обмежений строк (вказується 180 днів від дати udostępnienia).

Для ВНЖ/ПМЖ це критично: строки на донесення документів, подання пояснень та/або оскарження рішення можуть почати спливати, навіть якщо ви «фізично не читали», тому що система фіксує вручення за правилами.

Практичне правило: перевіряйте skrzynka мінімум 2–3 рази на тиждень, а під час активних етапів справи — щодня.

Як створити e-Doręczenia: покроково (офіційний процес)

Крок 1. Подайте заяву на адресу і skrzynka

За інструкцією gov.pl це робиться так:

заповнити електронний wniosek про адресу і skrzynka;
підписати електронно (Profil Zaufany / e-Dowód / podpis kwalifikowany);
отримати підтвердження на e-mail, зазначений у заяві.

Окремо: у заяві можна вказати адміністратора (osoba zarządzająca skrzynką) — це зручно, якщо ви хочете, щоб доступ був у представника/співробітника/консультанта.

Крок 2. Увійдіть і активуйте skrzynka

Офіційна інструкція для активації описує такий маршрут:

зайти в сервіс mObywatel.gov.pl;
відкрити розділ Twoje skrzynki;
натиснути Aktywuj skrzynkę;
вказати e-mail для сповіщень і прийняти регламент оператора.

Як ви будете входити в skrzynka

В офіційній інструкції (версія документа 2.4, актуалізація 2025-10-02) перелічені способи входу: Profil Zaufany, mObywatel, bankowość elektroniczna, e-Dowód, eID. Оскільки більшість наших читачів — іноземці, відповідний спосіб входу зазвичай здійснюється через Profil Zaufany.

Де знаходиться ваша skrzynka і чим користуватися: edoreczenia.gov.pl і mObywatel

Офіційно користуватися e-Doręczeniami можна через:

skrzynka на mObywatel.gov.pl (не доступно для іноземців) і edoreczenia.gov.pl;
для бізнесу — через Konto Przedsiębiorcy (biznes.gov.pl);
через системи EZD, інтегровані з e-Doręczeniami, і застосунки постачальників послуги Gov.pl.

Для приватного листування щодо карти побиту вам майже завжди достатньо варіанта mObywatel.gov.pl / edoreczenia.gov.pl.

Як знайти адресу ужонда, який веде вашу справу (Wojewoda, WSC, urząd wojewódzki)

Щоб надіслати лист, вам потрібен ADE ужонда.

Варіант 1 (універсальний): шукати через BAE

В e-Doręczenia існує офіційний реєстр адрес (BAE), а також держінструмент «перевірити, чи використовує ваш urząd e-Doręczenia» (дані оновлюються регулярно).

Це правильний підхід, якщо ви подаєтеся не в Мазовецькому воєводстві або якщо вам потрібен конкретний відділ/орган.

Варіант 2 (конкретно Варшава / Мазовецьке): адреса MUW

Для Варшави важливо знати: Mazowiecki Urząd Wojewódzki w Warszawie публікує свою адресу e-Doręczeń на офіційній сторінці контактів:

AE:PL-96129-72086-CJUVW-29

Це та адреса, яку на практиці використовують для офіційного листування з MUW (включно з питаннями іноземців).

Додатково: на профільному порталі Wydział Spraw Cudzoziemców (Migrant WSC) окремо зазначається, що з 1 січня 2026 документи до WSC можна надсилати електронно лише через e-Doręczenia.

Як написати і надіслати лист в ужонд щодо ВНЖ/ПМЖ через e-Doręczenia

Тут важлива не лише кнопка «Wyślij», а й зміст листа. У справах іноземців типові листи — це:

uzupełnienie braków (донесення документів на запит),
pismo wyjaśniające (пояснення у справі),
wniosek o wgląd w akta / udostępnienie akt (якщо застосовно),
відправка підтверджень: оплата, страховка, умова, ZUS, PIT, meldunek тощо,
реакція на wezwanie,
підтвердження, що ви надсилаєте документ «do akt sprawy».

Що обов’язково вказати в листі

Щоб ваш лист «ліг» у правильну справу і не потрапив у загальний потік, використовуйте структуру:

Ваші дані: ім’я/прізвище, дата народження, громадянство.
Номер справи: sygnatura/znak sprawy (якщо вже присвоювався).
Тип справи: pobyt czasowy / pobyt stały / rezydent długoterminowy UE (що у вас).
Коротка мета листа: наприклад “Przesyłam uzupełnienie dokumentów do sprawy” або “Wyjaśnienia do wezwania z dnia …”.
Список додатків (1 рядком у тексті, без «простирадл»): “Załączniki: umowa o pracę (pdf), potwierdzenie przelewu (pdf) …”.

Головне — щоб в ужонда було мінімум ручної роботи для ідентифікації справи.

Які підтвердження зберігати після відправки

Логіка e-Doręczeń побудована навколо доказів (dowody):

під час відправки формується dowód nadania (доказ відправки);
під час доставки/відкриття формуються підтвердження вручення/отримання (системні статуси й dowody).

Практика щодо ВНЖ/ПМЖ: зберігайте dowód nadania у PDF разом із копією самого листа та додатків. Це ваш «страховий поліс» на випадок спору щодо строків.

Як отримувати wezwania і рішення (decyzja) та не пропускати строки

Коли ужонд надсилає лист на ваш ADE, система працює так:

вам приходить сповіщення на e-mail (той, який ви вказали під час активації);
лист вважається доступним у skrzynka;
якщо ви не зайдете — через 7 днів нагадування, через 14 днів фікція вручення.

Що робити, щоб не «потрапити» на фікцію вручення

Завантажуйте рішення і wezwania одразу та зберігайте локально.
Використовуйте окремий e-mail для сповіщень, до якого ви точно маєте доступ щодня.
Увімкніть фільтр/правило в пошті: листи-сповіщення не повинні потрапляти в spam/offer.
Під час очікування рішення у справі перевіряйте skrzynka щодня. Це займає 30–60 секунд.

e-Doręczenia та ePUAP: що змінилося з 2026 року і чому це важливо для іноземців

На практиці багато років люди спілкувалися з ужондами через ePUAP, особливо коли потрібно було швидко надіслати «лист у канцелярію». Зараз державна позиція така:

e-Doręczenia мають стати базовим каналом; ePUAP «документно» буде витіснятися, а винятки залежать від спеціальних норм.
з 1 січня 2026 електронні послуги, що надаються Мінцифри, будуть пов’язані з e-Doręczeniami (якщо окремі норми не залишають ePUAP).

Для справ щодо ВНЖ/ПМЖ це означає: навіть якщо якийсь канал «ще працює», правильна ставка на 2026 рік — e-Doręczenia.

Часті помилки в листуванні з ужондом щодо карти побиту через e-Doręczenia

Найтиповіші причини проблем — не «технічні», а організаційні:

1) Немає номера справи в темі та тексті.
У результаті лист «живе» окремо, його складно прив’язати до справи.

2) Додатки без зрозумілих назв.
Перейменуйте файли до відправки: Umowa_o_prace_2025-11-01.pdf, Potwierdzenie_oplaty_skarbowej.pdf.

3) Очікування «мені зобов’язані зателефонувати/написати ще раз».
З e-Doręczenia діє логіка вручення та фікції. Якщо лист став доступним — строки можуть іти.

4) Відправка не в той орган.
Для Варшави: MUW має опублікований ADE. Якщо ви ведете справу в іншому воєводстві — шукайте правильну адресу через BAE/офіційну сторінку вашого urzędu.

Якщо вам потрібно — ми налаштуємо e-Doręczenia і вибудуємо листування з ужондом

У справах щодо ВНЖ/ПМЖ зазвичай важливо не «зареєструвати skrzynka», а грамотно вести комунікацію: щоб листи й документи потрапляли в справу, щоб у вас були підтвердження відправки, і щоб ви не пропустили wezwanie або decyzja.

Якщо хочете, команда SKILLDOCS може:

налаштувати e-Doręczenia (включно з ролями/доступами, якщо потрібно),
підготувати шаблони листів під ваш тип карти і ваш ужонд,
супроводжувати листування у справі так, щоб у вас завжди були підтвердження і зрозумілий контроль строків.

Залиште заявку на нашому сайті — і ми зв’яжемося з вами для більш детальної консультації.

E-Doręczenia в Польщі: як створити, як користуватися і як правильно листуватися з ужондом щодо ВНЖ і ПМЖ