З 27 квітня 2026 року подача заяв на основні види легалізації перебування в Польщі перейшла в електронний формат через портал MOS. Тепер заяви на pobyt czasowy, pobyt stały і pobyt rezydenta długoterminowego UE подаються через систему MOS. Окремо з 4 травня 2026 року через MOS має стартувати подача на карту CUKR для громадян України зі статусом UKR. Це підтверджує Urząd do Spraw Cudzoziemców в офіційних повідомленнях про запуск системи.

Це не означає, що вся процедура стала простою і повністю автоматичною. MOS допомагає заповнити й відправити заяву, але не обирає за людину правильну підставу, не перевіряє за неї документи і не замінює подальше ведення справи в ужонді.

Що таке MOS 2.0 і для чого він потрібен

MOS — це Moduł Obsługi Spraw, тобто державний портал для роботи із заявами іноземців. У новій версії системи можна створити акаунт, заповнити заяву онлайн, прикріпити документи, підписати заяву електронно і відправити її до відповідного urząd wojewódzki.

Через MOS зараз подаються основні заяви на карту побиту: тимчасове перебування, постійне перебування і статус довгострокового резидента ЄС. Для українців зі статусом UKR окремо передбачена подача на карту побиту CUKR з 4 травня 2026 року. За інформацією UdSC, CUKR — це карта з анотацією „Poprzednio posiadacz ochrony czasowej”, яка видається на спеціальних умовах особам, що переходять з тимчасового захисту на тимчасовий побит.

Але важливо розуміти: MOS — це не повноцінний “кабінет справи” у звичному сенсі. Він потрібен насамперед для електронної подачі заяви. Подальша комунікація, запити, зміни у справі та рішення воєводи можуть іти поза самим MOS.

Які заяви тепер подаються через MOS

Через MOS подаються заяви на:

pobyt czasowy — тимчасовий вид на проживання, наприклад по роботі, бізнесу, навчанню, сім’ї та інших підставах;

pobyt stały — постійний вид на проживання, наприклад по Карті Поляка, польському походженню, шлюбу з громадянином Польщі або інших підставах;

pobyt rezydenta długoterminowego UE — статус довгострокового резидента ЄС;

karta CUKR — для громадян України з PESEL UKR, якщо виконані умови спеціальної процедури CUKR.

Старий спосіб “роздрукувати паперовий wniosek і відправити його в ужонд” більше не працює для цих процедур, якщо заява має йти через MOS. UdSC прямо вказує, що паперові заяви на pobyt czasowy, pobyt stały і rezydenta długoterminowego UE, які не надійшли до ужонду до запуску нової системи, не будуть розглядатися; дата відправки поштою не рятує ситуацію.

Є винятки за окремими видами тимчасового перебування, наприклад у деяких справах ICT і сімейних процедурах, коли іноземець перебуває за межами Польщі. Тому перед подачею важливо перевірити не тільки тип карти, але й конкретну підставу.

Що потрібно підготувати до подачі через MOS

Перед подачею потрібно підготувати не тільки документи, але й технічний доступ. Без цього заяву не вийде відправити.

Потрібні:

konto w MOS — акаунт у новій системі;
login.gov.pl — вхід через державну систему ідентифікації;
Profil Zaufany, кваліфікований електронний підпис або інший допустимий спосіб електронного підпису;
актуальний email і телефон;
електронне фото;
скан або фото всіх сторінок чинного паспорта;
підтвердження оплат;
документи за підставою подачі.

UdSC окремо попереджає, що не можна передавати іншим особам дані для входу через login.gov.pl. Навіть якщо заяву допомагає готувати pełnomocnik або консультант, сам заявник повинен входити й підписувати заяву своїм електронним способом ідентифікації.

Для клієнтів SKILLDOCS це означає простий робочий принцип: ми можемо підготувати заяву, перевірити документи, пояснити кожен крок і супроводжувати подачу, але фінальний електронний підпис клієнт робить сам.

Як виглядає подача заяви в MOS крок за кроком

Сам процес виглядає так:

клієнт входить у MOS через login.gov.pl;
обирає потрібний тип заяви;
заповнює електронний формуляр;
додає фото і документи;
якщо потрібен зовнішній załącznik, наприклад від роботодавця або навчального закладу, система відправляє посилання на вказаний email;
після готовності всіх обов’язкових елементів клієнт підписує заяву електронно;
після відправки потрібно зберегти UPO — urzędowe poświadczenie odbioru.

UPO — це ключовий документ. Якщо його немає, не можна спокійно вважати, що заяву успішно відправлено. UdSC вказує, що після правильного підписання і відправки заяви користувач може зберегти заяву у PDF/XML і отримати UPO.

Тому після подачі потрібно одразу завантажити й зберегти: UPO, PDF заяви, підтвердження оплат і копії доданих документів.

Які документи потрібні для подачі через MOS

Базовий комплект залежить від підстави, але майже завжди потрібні:

електронне фото;

скан або фото всіх сторінок паспорта;

підтвердження оплати гербового збору;

підтвердження оплати за видачу карти побиту;

документи за підставою подачі;

документи про страхування, дохід, житло або сім’ю — якщо вони важливі для конкретної справи.

Фото в MOS має відповідати вимогам до фото для документів; для JPG вказані розміри не менше 684 × 883 px зі збереженням пропорцій 35 × 45 mm і розмір файлу до 2,5 MB. Усі паперові документи потрібно перевести в цифрову форму: скан або якісне фото, щоб їх можна було завантажити в систему.

Для <u>карти побиту по роботі</u> окреме значення має załącznik від роботодавця. Для <u>карти побиту на підставі бізнесу</u> важливо показати реальність діяльності: документи фірми, контракти, фактури, доходи, ZUS/US, банківські виписки та інші докази.

Важливий нюанс при подачі по роботі

Якщо заява подається по роботі, Blue Card, стажу, волонтаріату або в окремих випадках по навчанню, MOS може вимагати załącznik, який заповнює і підписує не сам клієнт, а роботодавець, навчальний заклад або інша організація.

У такому випадку при заповненні заяви потрібно вказати email роботодавця або відповідної організації. На цю адресу приходить посилання. Роботодавець повинен заповнити свою частину і підписати її електронно. За FAQ UdSC, посилання на такий załącznik дійсне 30 днів, а без обов’язкового załącznika система може заблокувати відправку заяви.

Тому помилка в email роботодавця, непідготовлений роботодавець або відсутність Profil Zaufany у особи, яка має підписати załącznik, можуть зупинити всю подачу.

Чи можна зберегти робочу версію заяви

Так. У MOS можна підготувати робочу версію заяви й повернутися до неї пізніше. Це зручно, якщо не всі документи готові одразу або потрібно дочекатися підписаного załącznika від роботодавця, вишу, організатора стажу чи волонтаріату. Але пам’ятайте, що робоча версія зберігається 45 днів, після чого видаляється автоматично.

Але робоча версія — це ще не подача. Поки заява не підписана електронно, не відправлена і не отримано UPO, справа не вважається безпечно запущеною. Тому після заповнення важливо не зупинитися на статусі “wersja robocza”, а довести процес до фактичної відправки.

Подача через MOS повністю онлайн чи ні

Заява подається онлайн, але сама процедура не стає на 100% дистанційною. Після перевірки заяви воєвода викликає заявника особисто, щоб здати відбитки пальців, залишити зразок підпису, показати оригінал паспорта і, якщо потрібно, доповнити дані або документи.

Тобто MOS скасовує паперову подачу заяви, але не скасовує особисту участь у процедурі. Візит до ужонду все одно може бути потрібен.

Що важливо для Варшави і Мазовецького воєводства

Для Варшави є окремий практичний момент. Mazowiecki Urząd Wojewódzki повідомив, що у справах, поданих електронно через MOS, документи потрібно відправляти виключно електронно. У цьому ж повідомленні вказано, що на stanowiskach obsługi klienta в ужонді будуть тільки брати відбитки пальців і перевіряти паспорт, а паперові недостатні документи у справі прийматися не будуть.

Через це у Варшаві краще одразу готувати справу так, ніби вся подальша робота з документами буде йти в електронному вигляді. На візит клієнт все одно бере оригінал паспорта і важливі оригінали для перевірки, але розраховувати на те, що “донесемо пачку паперових документів на місці”, небезпечно.

Тут є нюанс: загальні матеріали UdSC формулюють процес ширше і допускають, що після виклику може виникнути необхідність доповнити дані або документи. Але локальна інформація Mazowieckiego UW для MOS-справ жорсткіша: недостатні паперові документи на місці не приймаються. Тому для Варшави правильний підхід — заздалегідь сканувати документи, готувати електронні версії і контролювати e-Doręczenia.

Які можливості є в MOS, а яких немає

У MOS можна:

створити акаунт;
заповнити заяву;
зберегти робочу версію;
прикріпити документи;
підписати заяву електронно;
відправити заяву;
отримати UPO;
завантажити деякі форми й матеріали.

Але MOS не робить за заявника головну роботу. Система не обирає підставу, не аналізує шанси на рішення, не перевіряє повністю комплект документів і не веде листування у справі замість людини. За FAQ UdSC, зміна роботодавця, умов роботи, адреси, мети перебування або подача odwołania після рішення не йдуть через MOS як звичайна функція порталу; такі дії потрібно виконувати поза MOS, наприклад листом у паперовій формі або електронно на адресу e-Doręczeń воєводи, залежно від ситуації.

Тому MOS — це інструмент подачі. А сама легалізація — це все ще юридична і документальна процедура.

Які помилки найчастіше створюють проблеми

Найчастіші ризики після запуску MOS:

неправильно обраний тип заяви;
заява залишилась у робочій версії й не була відправлена;
не завантажено UPO;
фото не відповідає вимогам;
не прикріплені всі сторінки паспорта;
роботодавець не підписав załącznik;
вказано неправильний email роботодавця;
документи завантажені в поганій якості;
немає підтверджень оплат;
клієнт думає, що після подачі “все вже вирішено”.

Особливо важливо не плутати подачу заяви і розгляд справи. Відправка через MOS — це тільки старт процедури. Після цього ужонд може перевіряти документи, викликати на відбитки, просити пояснення, вимагати додаткові докази і в підсумку приймати рішення.

Що робити, якщо подача по бізнесу

При подачі на карту побиту на підставі ведення бізнесу одного факту реєстрації фірми недостатньо. Потрібно показати, що діяльність реальна, а не створена тільки “під карту”.

Зазвичай заздалегідь готують: CEIDG або KRS, NIP/REGON, договори з контрагентами, фактури, банківські виписки, документи по податках, ZUS/US, документи про доходи, бізнес-план, підтвердження реальних клієнтів, сайт, рекламу, замовлення та інші докази роботи бізнесу.

Якщо фірма нова, комплект потрібно готувати особливо уважно. У такій ситуації важливі не тільки минулі доходи, але й докази перспектив: контракти, передоплати, листи намірів, витрати на запуск, клієнти, рекламні матеріали.

Що робити, якщо подача по роботі

При подачі на карту побиту по роботі головне — правильно зв’язати дані із заяви, załącznika від роботодавця і фактичних умов роботи. Мають збігатися посада, зарплата, робочий час, тип договору, адреса роботи і дані роботодавця.

Роботодавець повинен отримати посилання з MOS, заповнити załącznik і підписати його електронно. Якщо це робить не особа, вказана в KRS або така, що має право представляти фірму, може знадобитися додаткове повноваження. Це потрібно перевіряти до відправки заяви, а не після.

Що робити, якщо подача на CUKR

Для карти побиту CUKR важливо не плутати сам факт наявності PESEL UKR з автоматичним правом на карту. За інформацією UdSC, CUKR призначена для осіб, які користуються тимчасовим захистом у Польщі та відповідають умовам процедури. Заяву на CUKR можна буде подати через MOS з 4 травня 2026 року, сама карта видається на 3 роки.

Перед подачею потрібно перевірити статус UKR, строки, PESEL UKR та інші умови. Якщо хоча б одна умова не виконана, подача може закінчитися відмовою або проблемами у справі.

Як SKILLDOCS допомагає з подачею через MOS

У SKILLDOCS ми не обмежуємося тим, що “допомагаємо натиснути кнопку” в MOS. Ми спочатку розбираємо ситуацію клієнта, перевіряємо підставу, пояснюємо, які документи потрібні, готуємо комплект, допомагаємо із заповненням заяви і контролюємо, щоб клієнт правильно підписав та відправив wniosek.

Ми працюємо з різними типами справ: pobyt czasowy, pobyt stały, rezydent długoterminowy UE, CUKR, робота, бізнес, сім’я, навчання та інші підстави. Для Варшави окремо враховуємо вимоги Mazowieckiego Urzędu щодо електронних документів і подальшої комунікації.

Якщо справа пов’язана з роботодавцем, ми заздалегідь пояснюємо, як має бути заповнений załącznik. Якщо подача по бізнесу — перевіряємо документи фірми, контракти і докази реальної діяльності. Якщо йдеться про CUKR — перевіряємо умови перед подачею, а не після.

Головний висновок

MOS 2.0 змінив форму подачі, але не скасував саму суть процедури. Тепер заява подається онлайн, але все одно потрібно правильно обрати підставу, підготувати документи, підписати заяву електронно, зберегти UPO і контролювати подальші дії ужонду.

Для Варшави особливо важливо готувати документи в електронному вигляді заздалегідь, тому що Mazowiecki Urząd вказує, що по MOS-справах паперові недостатні документи на місці не прийматимуться.

Якщо ви хочете податися на карту побиту через MOS і не хочете розбиратися в системі самостійно, звертайтеся до SKILLDOCS. Ми допоможемо визначити правильний шлях, підготувати документи і пройти подачу через MOS.

Як подати заяву через MOS 2.0 у Польщі: інструкція після запуску нової системи