Firmy transportowe w Polsce coraz częściej zatrudniają kierowców z Ukrainy, Białorusi, Mołdawii, Gruzji, Uzbekistanu, Kazachstanu i innych państw spoza UE. Dla wielu przewoźników to normalna część działalności: bez zagranicznych kierowców trudno utrzymać ciągłość zleceń, terminy dostaw i obsadę tras.

Problem zaczyna się wtedy, gdy firma traktuje legalizację kierowcy tak samo jak zwykłe zatrudnienie pracownika biurowego albo magazynowego. W transporcie trzeba sprawdzić więcej niż sam paszport i umowę. Liczy się legalny pobyt, legalna praca, stanowisko, warunki zatrudnienia, kwalifikacje kierowcy, dokumenty transportowe, terminy ważności dokumentów i przygotowanie firmy na kontrolę.

Jeżeli kierowca wyjeżdża w trasę, a dokumenty są niepełne albo źle dobrane, ryzyko nie kończy się na jednym pracowniku. Problem może dotyczyć całej firmy: działu kadr, osoby zarządzającej transportem, właściciela i ciągłości realizowanych przewozów.

Dlaczego kierowca cudzoziemiec wymaga osobnej procedury

Przy zatrudnianiu cudzoziemca pracodawca musi sprawdzić, czy pobyt w Polsce jest legalny i czy dana osoba może wykonywać pracę na konkretnych warunkach. Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje, że umowa z cudzoziemcem powinna być zawarta na piśmie przed rozpoczęciem pracy, a jeżeli cudzoziemiec nie zna języka polskiego, pracodawca powinien przedstawić mu treść umowy w zrozumiałej wersji językowej.

W przypadku kierowcy dochodzą jeszcze dokumenty transportowe. Firma musi sprawdzić, czy kierowca ma odpowiednie prawo jazdy, kwalifikacje zawodowe, badania, kartę kwalifikacji kierowcy, a przy międzynarodowym przewozie rzeczy często także świadectwo kierowcy.

W praktyce trzeba patrzeć na całą ścieżkę:

pobyt → praca → umowa → stanowisko → kwalifikacje kierowcy → dokumenty transportowe → terminy

Jeżeli jeden element jest błędny, cała konstrukcja może być ryzykowna.

Co firma transportowa powinna sprawdzić przed zatrudnieniem kierowcy

Przed dopuszczeniem kierowcy do pracy warto zrobić podstawowy audyt dokumentów. Nie chodzi tylko o to, czy kandydat ma kartę pobytu albo wizę. Trzeba sprawdzić, czy jego dokument pobytowy pozwala na pracę, czy potrzebne jest dodatkowe oświadczenie, powiadomienie, zezwolenie na pracę albo inna podstawa.

Co sprawdzić	Dlaczego to ważne
Paszport	Potwierdza tożsamość, obywatelstwo i termin ważności dokumentu
Podstawa pobytu	Wiza, karta pobytu, ruch bezwizowy, status UKR albo inny tytuł pobytowy
Prawo do pracy	Powiadomienie, oświadczenie, zezwolenie na pracę, karta pobytu albo inna podstawa
Umowa	Warunki muszą odpowiadać dokumentom legalizującym pracę
Stanowisko	W dokumentach powinno być jasne, że chodzi o pracę kierowcy
Wynagrodzenie	Nie może być niższe niż wymagane przepisami i dokumentami
Prawo jazdy	Musi odpowiadać kategorii pojazdu
Kwalifikacje zawodowe	Kod 95, karta kwalifikacji kierowcy albo inne wymagane dokumenty
Badania lekarskie i psychologiczne	Szczególnie ważne przy pracy kierowcy zawodowego
Świadectwo kierowcy	Istotne przy międzynarodowym przewozie rzeczy
Terminy ważności	Karta, wiza, paszport, umowa, zezwolenie, kwalifikacje, karta kierowcy

Taki audyt najlepiej zrobić przed pierwszym dniem pracy. Poprawianie dokumentów po kontroli jest zwykle trudniejsze niż przygotowanie ich od początku prawidłowo.

Powiadomienie, oświadczenie czy zezwolenie na pracę

Nie ma jednego dokumentu, który pasuje do każdego kierowcy cudzoziemca. Wszystko zależy od obywatelstwa, aktualnego pobytu, rodzaju umowy, stanowiska, terminu zatrudnienia i sytuacji firmy.

W przypadku obywateli Ukrainy często stosuje się powiadomienie o powierzeniu wykonywania pracy. Urząd Pracy m.st. Warszawy wskazuje, że powiadomienie składa pracodawca albo pełnomocnik w terminie 7 dni od podjęcia pracy przez obywatela Ukrainy, a praca na tej podstawie nie wymaga zezwolenia na pracę ani oświadczenia.

W przypadku obywateli Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii i Ukrainy w określonych sytuacjach można korzystać z procedury oświadczeniowej. Oficjalny serwis praca.gov.pl wskazuje, że procedura oświadczeniowa umożliwia pracę przez okres do 24 miesięcy, pod warunkiem wpisu oświadczenia do ewidencji i posiadania odpowiedniego dokumentu pobytowego.

W innych sytuacjach może być potrzebne zezwolenie na pracę albo odpowiednio przygotowana karta pobytu. Dlatego firma nie powinna wybierać dokumentu na podstawie samego obywatelstwa kierowcy. Trzeba sprawdzić całą sytuację: pobyt, planowany okres pracy, typ umowy, stanowisko, trasę pracy i dokumenty transportowe.

Karta pobytu dla kierowcy

Jeżeli firma chce zatrzymać kierowcę na dłużej, często warto rozważyć kartę pobytu. Dla pracodawcy to sposób na większą stabilność kadrową, a dla kierowcy na uporządkowanie pobytu i pracy w Polsce.

Przy kierowcach szczególnie ważne jest prawidłowe opisanie stanowiska i zakresu obowiązków. Jeżeli praca jest wykonywana w transporcie międzynarodowym, powinno to wynikać z dokumentów. Wielkopolski Urząd Wojewódzki wskazuje, że przy kierowcach w transporcie międzynarodowym informacja o takiej pracy powinna wynikać z załącznika nr 1 do wniosku o pobyt czasowy, gdzie pracodawca wskazuje stanowisko, rodzaj pracy i zakres podstawowych obowiązków. Do wniosku należy także dołączyć dokumenty kierowcy, na przykład świadectwo kierowcy albo dokumenty dotyczące badań i kwalifikacji.

To oznacza, że karty pobytu dla kierowcy nie powinno się przygotowywać tak samo jak dla pracownika restauracji, biura czy magazynu. Transport ma własną specyfikę i trzeba ją pokazać w dokumentach.

Świadectwo kierowcy w transporcie międzynarodowym

Świadectwo kierowcy to jeden z najważniejszych dokumentów w firmach wykonujących międzynarodowy transport drogowy rzeczy z udziałem kierowców spoza UE.

Główny Inspektorat Transportu Drogowego wskazuje, że świadectwo kierowcy należy uzyskać zanim zatrudniony kierowca zacznie wykonywać międzynarodowe przewozy towarów. Jeżeli wniosek jest niekompletny, GITD wzywa do uzupełnienia braków.

To ważne praktycznie. Jeżeli kierowca już wykonuje przewozy, a firma dopiero zaczyna zbierać dokumenty, ryzyko jest większe. W transporcie międzynarodowym trzeba działać z wyprzedzeniem, bo kontrola może pojawić się nie tylko w biurze, ale także w trasie.

Karta kwalifikacji kierowcy i kod 95

Prawo jazdy nie zawsze wystarczy, aby cudzoziemiec mógł legalnie pracować jako kierowca zawodowy. Trzeba sprawdzić kwalifikacje zawodowe, kod 95, kartę kwalifikacji kierowcy i dokumenty potwierdzające uprawnienia.

Warszawa 19115 wskazuje, że dokument karty kwalifikacji kierowcy obowiązuje od 6 kwietnia 2022 r. i jest niezbędny dla każdego, kto wykonuje pracę jako kierowca zawodowy i posiada zagraniczne prawo jazdy. Wniosek o wydanie karty kwalifikacji kierowcy składa osoba z zagranicznym prawem jazdy, jeżeli chce rozpocząć szkolenie okresowe albo kurs kwalifikacji.

Dla firmy oznacza to jedno: przed zatrudnieniem kierowcy trzeba sprawdzić nie tylko legalizację pobytu i pracy, ale też to, czy kierowca faktycznie może wykonywać zawód.

Najczęstsze błędy firm transportowych

Pierwszy błąd to sprawdzanie tylko karty pobytu. Karta pobytu sama w sobie nie zawsze oznacza, że cudzoziemiec może pracować u konkretnego pracodawcy, na konkretnym stanowisku i na konkretnych warunkach.

Drugi błąd to brak zgodności między dokumentami a rzeczywistością. Jeżeli w oświadczeniu, zezwoleniu albo załączniku do karty pobytu wskazano inne stanowisko, inną stawkę, inny wymiar czasu pracy albo inny typ umowy niż w praktyce, może to być problem.

Trzeci błąd to brak kontroli terminów. W transporcie trzeba pilnować nie tylko karty pobytu i wizy, ale też paszportu, umowy, zezwolenia na pracę, oświadczenia, powiadomienia, świadectwa kierowcy, kwalifikacji, badań i karty kierowcy.

Czwarty błąd to nieuwzględnienie transportu międzynarodowego. Kierowca, który jeździ za granicę, może potrzebować dokumentów, których nie potrzebuje zwykły pracownik pracujący tylko w Polsce.

Piąty błąd to zbyt późne rozpoczęcie procedury karty pobytu. Jeżeli kierowcy kończy się pobyt, a firma zaczyna działać dopiero kilka tygodni przed terminem, często nie ma już miejsca na spokojne przygotowanie dokumentów.

Co może sprawdzić PIP, Straż Graniczna albo ITD

Przy kontroli dokumentów kierowców cudzoziemców ryzyko jest wielopoziomowe. Kontrola może dotyczyć legalności pobytu, legalności pracy, warunków umowy, faktycznej pracy, dokumentów transportowych, kwalifikacji kierowcy i terminów ważności dokumentów.

W praktyce firma powinna być gotowa pokazać:

podstawę legalnego pobytu kierowcy;
podstawę legalnej pracy;
umowę;
dokumenty potwierdzające stanowisko i warunki zatrudnienia;
dokumenty kierowcy;
dokumenty wymagane przy transporcie międzynarodowym;
potwierdzenia złożenia powiadomień, oświadczeń albo wniosków;
terminy ważności dokumentów.

Jeżeli firma zatrudnia kilku albo kilkunastu kierowców cudzoziemców, trzymanie wszystkiego w przypadkowych folderach i wiadomościach mailowych jest ryzykowne. Potrzebny jest jeden system kontroli: lista kierowców, status dokumentów, daty końcowe, odpowiedzialna osoba i plan kolejnych działań.

Co SKILLDOCS może zrobić dla firmy transportowej

SKILLDOCS pomaga firmom transportowym uporządkować legalizację kierowców cudzoziemców. Możemy przeprowadzić audyt obecnych kierowców, sprawdzić kandydatów przed zatrudnieniem, przygotować dokumenty do legalizacji pracy, prowadzić sprawy kart pobytu i ustawić kontrolę terminów.

Usługa	Co otrzymuje firma transportowa
Weryfikacja kandydata przed zatrudnieniem	Sprawdzenie, czy kierowca może legalnie pracować i jakie dokumenty są potrzebne
Audyt obecnych kierowców	Kontrola pobytu, pracy, umów, stanowisk, terminów i ryzyk
Powiadomienia, oświadczenia, zezwolenia	Dobór właściwej podstawy legalizacji pracy
Karty pobytu kierowców	Przygotowanie dokumentów, złożenie sprawy i monitorowanie procesu
Kontrola terminów	Pobyt, praca, umowy, paszporty, dokumenty kierowcy i dokumenty transportowe
Wsparcie HR lub kadr	Stała pomoc przy nowych i obecnych kierowcach
Audyt przed kontrolą	Szybka weryfikacja przed PIP, Strażą Graniczną, ITD albo audytem wewnętrznym
Osobny kanał kontaktu	Szybsza komunikacja dla właściciela, HR albo działu kadr

Dobrze ustawiona legalizacja kierowców to nie jednorazowe złożenie dokumentu. To stała kontrola: kto pracuje, na jakiej podstawie, do kiedy, z jakimi ograniczeniami i co trzeba zrobić jako następny krok.

Kiedy warto zgłosić się do SKILLDOCS

Najlepiej nie czekać do momentu, w którym kierowca ma wyjechać jutro w trasę albo firma dostaje informację o kontroli.

Warto zgłosić się wcześniej, jeśli firma:

zatrudnia pierwszego kierowcę cudzoziemca;
ma już kilku kierowców spoza UE;
nie ma pewności, czy dokumenty są prawidłowe;
chce zatrudnić kierowcę z Ukrainy, Białorusi albo innego państwa spoza UE;
planuje transport międzynarodowy;
ma kierowców z kończącymi się kartami, wizami albo zezwoleniami;
przygotowuje się do kontroli;
chce uporządkować dokumenty w HR lub kadrach.

W firmie transportowej dokumenty kierowców mają bezpośredni wpływ na ciągłość pracy. Jeżeli kierowca wypada z pracy z powodu błędu w legalizacji, firma traci czas, trasę, klienta i pieniądze.

Wewnętrzna linkowana sekcja

Jeżeli zatrudniasz kierowców cudzoziemców albo planujesz rozwijać zespół pracowników spoza UE, SKILLDOCS może przeprowadzić audyt dokumentów, przygotować legalizację pracy, prowadzić karty pobytu i ustawić kontrolę terminów dla HR lub działu kadr.

Więcej o obsłudze firm znajdziesz tutaj: legalizacja cudzoziemców dla firm w Polsce