Straż Graniczna poinformowała o zatrzymaniu 16 cudzoziemców, którzy pracowali w zakładzie produkcyjnym w Sokołowie Podlaskim. Według komunikatu służb chodziło o 10 obywateli Nepalu oraz 6 obywateli Indii. Kontrola wykazała, że cudzoziemcy nie posiadali wymaganych zezwoleń na pracę zarejestrowanych na podmiot, który faktycznie powierzył im wykonywanie pracy.

Dla pracodawców to ważny sygnał: jeśli w firmie pracują cudzoziemcy, nie wystarczy sprawdzić paszportu, wizy albo karty pobytu. Trzeba ustalić, czy konkretna osoba ma prawo pracować właśnie u tego pracodawcy, na tych warunkach i na tym stanowisku.

Dlaczego to ważne dla pracodawcy

Cudzoziemiec może przebywać w Polsce legalnie, ale jednocześnie nie mieć prawa do pracy u konkretnego pracodawcy.

Pracownik może mieć na przykład:

ważną wizę;
kartę pobytu;
stempel w paszporcie po złożeniu wniosku o pobyt;
ruch bezwizowy;
dokument pobytowy wydany przez inne państwo strefy Schengen.

To jednak nie oznacza automatycznie, że jego praca w polskiej firmie jest legalna.

Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje, że pracodawca może legalnie powierzyć pracę obywatelowi państwa spoza UE/EOG/Szwajcarii tylko wtedy, gdy spełnione są określone warunki: cudzoziemiec musi legalnie przebywać w Polsce, posiadać prawo do pracy, a sama praca musi być wykonywana na warunkach wynikających z zezwolenia, oświadczenia, powiadomienia albo innego dokumentu dającego dostęp do rynku pracy.

Główny błąd pracodawców

Częsty błąd polega na tym, że pracodawca zakłada: skoro cudzoziemca “przysłała agencja”, to cała odpowiedzialność leży wyłącznie po stronie agencji.

W praktyce trzeba sprawdzić cały łańcuch dokumentów. Jest to szczególnie ważne, jeżeli pracownik faktycznie wykonuje pracę w Państwa zakładzie produkcyjnym, magazynie, firmie transportowej, restauracji, firmie budowlanej albo usługowej.

W sprawie opisanej przez Straż Graniczną problem dotyczył właśnie tego, że cudzoziemcy wykonywali pracę bez zezwoleń zarejestrowanych na podmiot, który faktycznie powierzył im pracę.

Dlatego znaczenie ma nie tylko to, czy zezwolenie istnieje “w ogóle”, ale czy zgadza się z realnymi warunkami zatrudnienia:

kto jest pracodawcą albo podmiotem powierzającym pracę;
jakie stanowisko wskazano w dokumencie;
jakie warunki pracy zostały określone;
czy istnieje pisemna umowa;
czy faktyczna praca zgadza się z dokumentami;
czy dokument nadal obowiązuje w dniu wykonywania pracy.

Co należy sprawdzić przed dopuszczeniem cudzoziemca do pracy

Pracodawca powinien sprawdzić nie jeden dokument, ale cały komplet.

1. Podstawa pobytu

Najpierw trzeba ustalić, na jakiej podstawie cudzoziemiec przebywa w Polsce:

wiza;
karta pobytu;
ruch bezwizowy;
status UKR;
stempel po złożeniu wniosku o kartę pobytu;
inny dokument pobytowy.

Sam legalny pobyt nie zawsze oznacza automatyczne prawo do pracy. Dlatego kolejnym krokiem jest sprawdzenie dostępu do rynku pracy.

2. Prawo do pracy

W zależności od sytuacji cudzoziemiec może potrzebować:

zezwolenia na pracę;
oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi;
powiadomienia w przypadku obywateli Ukrainy;
zezwolenia jednolitego, czyli zezwolenia na pobyt czasowy i pracę;
innej podstawy swobodnego dostępu do rynku pracy.

W wielu przypadkach to pracodawca występuje o dokument, który pozwala cudzoziemcowi wykonywać pracę. Taki dokument jest wydawany pod konkretne warunki pracy.

3. Warunki pracy

Nawet jeżeli dokument istnieje, trzeba sprawdzić, czy faktyczna praca odpowiada temu, co zostało wskazane w dokumencie.

Jeżeli w zezwoleniu wskazano jedno stanowisko, jednego pracodawcę i konkretne warunki, a w praktyce cudzoziemiec wykonuje inną pracę albo pracuje na rzecz innego podmiotu, może powstać ryzyko nielegalnego powierzenia pracy.

Legalność pracy zależy więc nie tylko od samego posiadania dokumentu, ale również od zgodności dokumentów z realną sytuacją w firmie.

4. Pisemna umowa

Przed rozpoczęciem pracy z cudzoziemcem trzeba prawidłowo przygotować umowę.

Umowa powinna odpowiadać dokumentom, na podstawie których cudzoziemiec wykonuje pracę. Jeżeli warunki w umowie, zezwoleniu i faktycznej pracy są różne, może to stać się problemem podczas kontroli.

5. Terminy ważności dokumentów

Należy sprawdzać nie tylko to, czy dokument istnieje, ale również jego termin ważności:

do kiedy cudzoziemiec przebywa legalnie w Polsce;
do kiedy obowiązuje zezwolenie na pracę;
kiedy trzeba przedłużyć dokumenty;
czy zmieniły się warunki pracy;
czy nie trzeba złożyć nowego wniosku.

W wielu firmach problem nie pojawia się pierwszego dnia pracy. Często pojawia się po kilku miesiącach, gdy kończy się ważność dokumentu, pracownik zmienia stanowisko albo zmieniają się warunki umowy.

Jakie ryzyka ponosi pracodawca

Jeżeli w firmie pracują cudzoziemcy bez prawidłowych dokumentów, ryzyko dotyczy nie tylko pracownika, ale również pracodawcy.

Za nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi grożą sankcje finansowe. Dodatkowo firma może mieć praktyczne problemy operacyjne:

zatrzymanie pracy pracownika;
kontrola dokumentów pozostałych cudzoziemców;
ryzyko decyzji powrotowych wobec pracowników;
trudności przy kolejnych zezwoleniach;
ryzyko reputacyjne;
chaos w dokumentach kadrowych i terminach.

Dla firm produkcyjnych, transportowych, magazynowych, budowlanych i usługowych może to oznaczać realny problem organizacyjny: pracownicy wypadają z grafiku, zlecenia się opóźniają, a dział kadr musi szybko szukać rozwiązania.

Jeżeli cudzoziemców zatrudnia agencja pracy

Korzystanie z agencji pracy nie oznacza, że pracodawca użytkownik może całkowicie pominąć kontrolę dokumentów.

Trzeba ustalić:

kto formalnie powierza pracę;
kto jest wskazany w zezwoleniu;
gdzie cudzoziemiec faktycznie wykonuje pracę;
na jakich warunkach wykonuje pracę;
czy dokumenty odpowiadają tej konkretnej organizacji pracy.

To właśnie w takich sytuacjach często pojawiają się błędy: pracownik jest na miejscu, umowa istnieje, ale dokumenty nie odpowiadają faktycznemu powierzeniu pracy.

Co powinien zrobić pracodawca

Jeżeli w firmie pracują cudzoziemcy, szczególnie więcej niż kilka osób, warto przeprowadzić wewnętrzny audyt dokumentów.

Należy sprawdzić przynajmniej:

listę wszystkich pracowników cudzoziemców;
podstawę pobytu każdej osoby;
podstawę wykonywania pracy;
zgodność pracodawcy, stanowiska i warunków pracy;
terminy ważności dokumentów;
obecność pisemnych umów;
konieczność uzyskania nowych zezwoleń lub złożenia powiadomień;
ryzyka dotyczące osób skierowanych przez agencję pracy.

Taki audyt lepiej przeprowadzić przed kontrolą Straży Granicznej albo Państwowej Inspekcji Pracy, a nie dopiero po niej.

Jak SKILLDOCS pomaga pracodawcom

SKILLDOCS wspiera polskie i zagraniczne firmy, które zatrudniają pracowników w Polsce.

Możemy pomóc w zakresie:

sprawdzenia dokumentów pracowników cudzoziemców;
oceny, kto pracuje legalnie, a gdzie istnieje ryzyko;
przygotowania zezwoleń na pracę;
obsługi oświadczeń i powiadomień;
przygotowania pracowników do złożenia wniosku o kartę pobytu;
kontroli terminów ważności dokumentów;
ustalenia, jakie działania pracodawca powinien podjąć w konkretnej sytuacji.

Pracujemy zarówno z firmami, które już zatrudniają cudzoziemców, jak i z pracodawcami, którzy dopiero planują zatrudniać pracowników z zagranicy.

Podsumowanie

Sprawa 16 cudzoziemców w Sokołowie Podlaskim pokazuje prostą rzecz: przy zatrudnianiu cudzoziemców nie wystarczy sprawdzić paszportu i karty pobytu.

Najważniejsze pytanie dla pracodawcy brzmi: czy ta konkretna osoba ma prawo pracować właśnie u nas, na tym stanowisku i na tych warunkach.

Jeżeli w Państwa firmie pracują cudzoziemcy i nie mają Państwo pewności, czy dokumenty są prawidłowo przygotowane, warto sprawdzić to wcześniej.

SKILLDOCS pomaga pracodawcom w legalizacji pracy i pobytu cudzoziemców w Polsce.
Skontaktuj się z nami, jeżeli chcesz sprawdzić dokumenty pracowników albo przygotować legalizację dla swojego zespołu.