З 27 квітня 2026 року внески на pobyt czasowy, pobyt stały та pobyt rezydenta długoterminowego UE подаються через MOS лише в електронній формі. Окремо Urząd do Spraw Cudzoziemców вказує, що з 1 січня 2026 року e-Doręczenia стали основним способом електронного вручення офіційних листів. Для справ, поданих через MOS у Мазовецькому воєводстві, це вже не теорія, а практичне правило ведення справи.

Для заявника це означає просту річ: після запуску MOS справу вже не можна вести за старою схемою, коли внесок подали одним способом, а потім відсутні документи донесли як завгодно. За опублікованими правилами Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego для справ, поданих цим електронним шляхом, переписка і досилання документів відбуваються в електронній формі, а skrzynka e-Doręczeń потрібна, зокрема, для отримання викликів, інформації про особисту явку на відбитки пальців і повідомлень про готовність карти.

Головна зміна після MOS 2.0

Сам портал MOS не є каналом подальшої переписки з ужендом. У FAQ UDSC прямо сказано, що через MOS не можна комунікувати з urzędem wojewódzkim, а якщо після подання потрібно повідомити про зміну адреси, роботодавця чи інших даних, це робиться поза MOS — окремим листом, у паперовій формі або в електронній формі на адресу e-Doręczeń воєводи. Для Мазовецького уженду у справах, поданих через MOS, опубліковано жорсткіше правило: документи до такої справи потрібно надсилати лише електронно.

Паперові доповнення до електронної справи більше не приймають

Mazowiecki Urząd Wojewódzki прямо пише: після запуску нового MOS у справах, поданих через цю систему, документи потрібно надсилати виключно електронно і не відправляти паперові документи традиційною поштою. На stanowiskach obsługi klienta в уженді в такому режимі будуть лише брати відбитки пальців і перевіряти паспорт. Паперові відсутні документи до справи там приймати не будуть.

Які документи уженд визнає доказами у справі

Для електронної справи недостатньо просто прикріпити будь-який файл. Mazowiecki UW зазначає, що документи, які є доказами у справі, повинні бути оригіналами електронних документів, підписаними одним із допустимих електронних підписів: podpisem kwalifikowanym, profilem zaufanym або podpisem osobistym. Якщо документ потребує підпису самого заявника, він також повинен бути підписаний його власним електронним підписом.

Що робити з паперовими оригіналами

Якщо документ існує лише на папері і саме він потрібен як доказ у справі, простий скан проблему не вирішує. Mazowiecki UW вимагає, щоб такий паперовий оригінал був заздалегідь електронно підтверджений на відповідність оригіналу нотаріусом, adwokatem або radcą prawnym. Для нотаріуса підтверджується і окрема фінансова частина: за rozporządzeniem про maksymalne stawki taksy notarialnej максимальна ставка за poświadczenie zgodności odpisu z okazanym dokumentem становить 6 zł за кожну розпочату сторінку.

Що можна додати звичайним сканом, а що не можна змішувати

На етапі самого подання внеску через MOS діє важливий нюанс. UDSC пише, що внесок і додатки, які потребують підпису, наприклад від роботодавця або навчального закладу, повинні бути підписані електронно і надіслані через MOS. Але інші документи, які додаються до самого внеску, можуть бути підписані від руки, відскановані та додані до системи. Це не скасовує окремого правила Mazowieckiego UW щодо доказів, які досилаються вже в межах електронної справи через e-Doręczenia: там вимоги до форми документа суворіші.

Правило 1 pismo = 1 sprawa

Для Мазовецького уженду запроваджено окреме правило: 1 pismo elektroniczne = 1 sprawa. Це означає, що в одному електронному листі через e-Doręczenia потрібно надсилати документи лише до однієї справи. У заголовку листа обов’язково мають бути номер справи та ім’я і прізвище іноземця, а в самому тексті потрібно вказати дату народження, громадянство та актуальну адресу проживання.

Надсилати документи краще лише після того, як уженд присвоїть справі номер. Mazowiecki UW окремо попереджає, що документи до поданого внеску потрібно досилати після надання номера справи, який приходить через SMS або e-mail.

Як відкрити адресу і скриньку e-Doręczeń

Практичний ланцюжок виглядає так: спочатку потрібен PESEL, потім Profil Zaufany, після цього подається електронний внесок на створення адреси та skrzynki do e-Doręczeń, далі внесок підписується електронно, на e-mail приходить підтвердження, після чого потрібно зайти до сервісу, відкрити розділ „Twoje skrzynki” і активувати skrzynkę. Саме таку послідовність публікують gov.pl і Mazowiecki UW.

Якщо в іноземця ще немає номера PESEL, офіційний порядок також опублікований на gov.pl: номер присвоюється автоматично при meldunku на строк понад 30 днів, а якщо meldunku немає, але номер потрібен для офіційної процедури, подати внесок можна в будь-якому urzędzie gminy. Сама послуга безкоштовна.

Самі urzędowe e-Doręczenia для клієнта також безкоштовні. Mazowiecki UW прямо зазначає, що через них можна надсилати документи у справі та отримувати кореспонденцію з уженду з будь-якого місця, без пошти і без очікування listonosza.

Що це змінює для підготовки справи на pobyt

Після MOS вже недостатньо просто зібрати пакет документів. Тепер потрібно заздалегідь розділити весь комплект на дві частини: що у вас уже існує як нормальний електронний документ із правильним підписом, а що у вас є лише на папері. Якщо другий блок потім знадобиться як доказ у справі, його потрібно заздалегідь переводити у правильну електронну форму, інакше ви втратите час уже після подання внеску, коли підуть wezwania і строки на dosłanie dokumentów.

Допомога у справі після MOS 2.0

Якщо справа йде у Варшаві або в межах Мазовецького воєводства, помилитися можна не лише в самому внеску, а й у формі подальшої переписки. Проблема зазвичай не у відсутності одного документа, а в тому, що його підготовлено не в тій формі, в якій уженд реально прийме його в електронну справу.

SKILLDOCS допомагає вести справи з легалізації перебування в Польщі після MOS 2.0: перевіряємо стратегію подання, готуємо пакет під електронну справу і заздалегідь дивимося, які документи можна надсилати одразу, а які потрібно спочатку правильно засвідчити і підписати.

E-Doręczenia після MOS 2.0 у Варшаві: як тепер вести переписку з ужендом у справі про ВНЖ