Які документи забрати в попереднього бухгалтера: чек-лист для JDG і Sp. z o.o.

Змінюючи бухгалтера в Польщі, важливо не лише укласти договір із новим бюро, а й отримати документи та дані за попередні періоди. Інакше новий фахівець може не знати, які декларації вже подано, що залишилося неоплаченим, які суми обліковуються за контрагентами та з яких залишків продовжувати облік.

Нижче — практичний чек-лист передачі бухгалтерії для JDG (індивідуального підприємця) та Sp. z o.o.: що запросити в попереднього бухгалтера, як визначити останній місяць, який він закриває, які звіти й підтвердження перевірити та що зробити з доступами до ZUS, KSeF і податкових систем. Перелік залежить від режиму оподаткування, VAT, працівників та операцій компанії: якщо у вашій ситуації документ не ведеться, вимагати його «для галочки» не потрібно.

Якщо плануєте передати облік новому бюро, ознайомтеся також із бухгалтерським обслуговуванням SKILLDOCS для JDG та Sp. z o.o. ↗.

1. Спочатку визначте останній період роботи попереднього бухгалтера

Це важливіше, ніж дата розірвання договору. Дата завершення обслуговування та останній звітний період — не завжди одне й те саме. Тому перед передачею документів письмово погодьте:

– За який останній місяць або квартал попереднє бюро обліковує операції.

– Хто розраховує та подає VAT/JPK, PIT, CIT і документи ZUS за останній період, навіть якщо строк їх подання настане вже після завершення договору.

– Хто готує річні декларації та, для Sp. z o.o., фінансову звітність за рік, упродовж якого відбулася зміна.

– Хто виправляє помилки й подає коригування за періоди, які обслуговувало попереднє бюро; це потрібно прямо погодити, а не вважати автоматично визначеним.

– Коли будуть передані облікові дані й оригінали документів, у якому форматі та кому саме.

Приклад. Останній період попереднього бюро — жовтень, нове бюро веде операції з 1 листопада. Потрібно окремо визначити, хто в листопаді подасть звітність за жовтень. Якщо обмежитися фразою «новий бухгалтер із листопада», обидві сторони можуть вирішити, що подання жовтневої декларації — завдання іншої сторони.

Практичний варіант — оформити акт приймання-передачі (protokół przekazania dokumentacji) з переліком файлів, періодом обслуговування, датою передачі, списком незакритих питань та іменами осіб, які приймають документи. Це зручний інструмент контролю, а не обов’язкова єдина форма державного зразка для будь-якої зміни бухгалтера.

2. Спільні документи: потрібні і JDG, і Sp. z o.o.

Цей перелік підходить обом формам бізнесу в тій частині, у якій відповідні документи існують і стосуються діяльності.

Первинні документи та платежі

– Фактури продажів і витрат, коригувальні фактури (faktury korygujące), договори й додатки, що впливають на облік.

– Виписки з усіх банківських рахунків, які використовуються в бізнесі, підтвердження переказів, касові документи та документи готівкових розрахунків, якщо вони ведуться.

– Підтвердження сплати податків, внесків і розрахунків із контрагентами, якщо вони потрібні для звірки.

– Перелік неоплачених і частково оплачених фактур, авансів, переплат, повернень, спірних сум та взаєморозрахунків із бюджетом.

Податкова звітність і звітність щодо соціального страхування

– Копії поданих декларацій та коригувань за періоди, що передаються: PIT/CIT, VAT, JPK — залежно від режиму оподаткування та обов’язків компанії.

– UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) для електронних декларацій. Саме підтвердження надсилання або номер заявки ще не доводять, що декларацію прийнято: для e-Deklaracje важливі успішне завершення перевірки та UPO.

– Розрахунки й документи ZUS: декларації DRA, іменні звіти RCA/RSA, документи реєстрації та зняття з обліку, якщо їх подавали, і підтвердження передачі.

– Листування з Urząd Skarbowy та ZUS щодо незавершених справ: запити, wezwania, відповіді та строки їх виконання.

Якщо в бізнесу є працівники

– Договори, додатки, кадрові документи, дані про відпрацьований час, відпустки та нарахування.

– Розрахунково-платіжні відомості (listy płac), розрахунки внесків, податків і утримань, річні відомості працівників, підготовлені в межах обслуговування.

– Інформація про невиплачені зарплати, відпускні, компенсації, утримання за виконавчими документами та інші зобов’язання, якщо вони є.

Активи й операції, що переходять у новий період

– Реєстр основних засобів і нематеріальних активів (ewidencja środków trwałych i WNiP), первісна вартість, амортизація та залишки.

– Документи щодо позик, лізингу, кредитів, оренди, придбання майна, обладнання й товарів, якщо вони відображаються в обліку.

– Перелік операцій, ще не закритих на дату передачі: очікувані документи, повернення, коригування, дебіторська та кредиторська заборгованість.

Важливо: для продовження обліку новому бюро можуть знадобитися не лише PDF, а й машинозчитуване вивантаження даних та реєстрів. Склад і формат передачі залежать від виду обліку, програми та умов договору. Погодьте формат заздалегідь.

3. Окремий чек-лист для JDG: що забрати в попереднього бухгалтера

Для індивідуального підприємця набір документів залежить насамперед від обраної форми оподаткування та від того, чи є він платником VAT. JDG на ryczałt і JDG з PKPiR мають різні набори реєстрів.

Книга обліку й поточні розрахунки

– Podatkowa księga przychodów i rozchodów (PKPiR/KPiR) з початку поточного податкового року — якщо підприємець застосовує систему, за якої ведеться ця книга.

– Ewidencja przychodów за відповідний період — для ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.

– Облік VAT і файли JPK_V7 з підтвердженнями, якщо підприємець зобов’язаний їх подавати; також відомості щодо VAT-UE, якщо відповідні операції відображалися.

– Розрахунки авансових платежів PIT або ryczałt за поточний рік і підготовлені річні декларації: PIT-36, PIT-36L або PIT-28 — залежно від фактично застосованого режиму.

– Відомості про застосований режим оподаткування, пільги, внески ZUS, уже враховані відрахування та можливі податкові збитки минулих років, що впливають на поточні розрахунки.

Залишки, товари та особливі правила

– Раніше складені інвентаризаційні описи (spis z natury, remanent), якщо підприємець зобов’язаний їх складати й вони використовувалися в розрахунках PKPiR.

– Залишки товарів і матеріалів, документи складського руху, відомості про обладнання та активи, що амортизуються, — якщо ведеться торгівля або є відповідні активи.

– Якщо підприємець справді застосовує kasowy PIT, запросіть реєстр операцій із датами отримання оплати, неоплаченими фактурами та іншими даними, потрібними для визначення моменту визнання доходів і витрат. Це правило стосується не всіх JDG.

– Документи щодо повернень і продажів через маркетплейси, платформи та платіжні системи, якщо це частина бізнесу: звіти про виплати, комісії, коригування й розрахунки з платформами.

Приклад JDG. Підприємець працював на ryczałt, щомісяця виставляв кілька фактур і змінює бюро з листопада. Новому бухгалтеру потрібні ewidencja przychodów із початку року, раніше розраховані суми ryczałt, фактури, оплати, відомості ZUS та застосовні документи VAT. Просити PKPiR у цьому прикладі неправильно, якщо підприємець її не вів.

4. Окремий чек-лист для Sp. z o.o.: повний бухгалтерський облік

Для Sp. z o.o. критично важлива безперервність ведення księgi rachunkowe — повних бухгалтерських книг: новий бухгалтер має розуміти не лише обороти, а й те, з яких записів сформувалися залишки на рахунках, як організована облікова політика та які операції залишаються відкритими.

Бухгалтерські книги й залишки

– Polityka rachunkowości — актуальна документація прийнятих принципів обліку, зокрема zakładowy plan kont (план рахунків).

– Початкові залишки, журнал бухгалтерських записів (dziennik), головна книга (księga główna), аналітичні та допоміжні реєстри (księgi pomocnicze).

– Zestawienie obrotów i sald (оборотно-сальдова відомість) на дату передачі та деталізація залишків за рахунками.

– Реєстри дебіторів, кредиторів, позик, авансів, розрахунків із засновниками, працівниками та державними органами.

– Реєстри основних засобів, амортизації, нематеріальних активів, запасів, інвентаризаційні документи, якщо відповідні активи є.

– Вивантаження облікової бази у форматі, придатному для продовження роботи, наскільки це дозволяють система й договір. Самих фотографій або PDF-звітів може бути недостатньо для звірки аналітики.

Річні, податкові та корпоративні документи

– Раніше подані CIT-8, застосовні декларації VAT/JPK, підтвердження UPO та документи щодо виправлень.

– Уже складені річні фінансові звіти (sprawozdania finansowe) в електронному вигляді, підписи, підтвердження подання до відповідного реєстру й документи про затвердження — якщо ці дії справді виконано.

– Рішення та протоколи, що впливають на бухгалтерський облік: затвердження звітності, розподіл прибутку/покриття збитку, позики, додаткові внески, дивіденди — відповідно до фактичної історії компанії.

– Дані щодо розрахунку зарплат, договорів працівників і членів правління, якщо попереднє бюро вело ці розрахунки.

Приклад Sp. z o.o. Компанія змінює бухгалтерію з 1 листопада, в обліку є 15 операцій на місяць і позика від засновника. Крім фактур та податкових декларацій, для правильної передачі даних необхідно звірити залишок позики, оборотно-сальдову відомість, аналітичний рахунок засновника й нараховані, але не закриті суми. Без цього нова команда може неправильно відобразити початкові залишки.

У польському Законі про бухгалтерський облік правила документування, ведення та захисту ksiąg rachunkowych передбачені, зокрема, в art. 10–11 та 71–74. Це не означає, що кожен окремий звіт із нашого практичного чек-листа обов’язковий для будь-якої компанії: перелік залежить від здійснених операцій і встановленого режиму обліку.

5. Доступи й довіреності: що змінити під час переходу

Передача документів — лише половина роботи. Попередній бухгалтер міг мати доступ до податкових систем, ZUS або KSeF. Слід перевірити, які повноваження оформлено, що відкликати й що надати новому фахівцю. Не передавайте новому бюро особистий пароль від Profil Zaufany або банківського застосунку замість законного делегування доступу.

– eZUS (раніше PUE ZUS). Перевірте чинні довіреності PEL. Для припинення повноважень попереднього представника існує форма PEL-O; новому представнику можна оформити PEL у потрібному обсязі.

– Електронні податкові декларації. Перевірте, хто має право підписувати й надсилати документи від імені платника податків, зокрема за UPL-1, якщо такі повноваження надавалися. Зміну повноважень оформлюють у встановлений для них спосіб.

– KSeF. Перевірте повноваження попереднього бюро та його працівників, а потім надайте відповідні дозволи новому бюро. Припинення доступу попереднього бухгалтера не має позбавити власника можливості керувати правами. За офіційними поясненнями KSeF відкликати повноваження може особа з правом керувати ними.

– CEIDG для JDG. Якщо змінюється зазначений суб’єкт, що веде документацію, або адреса її зберігання, перевірте необхідність актуалізації реєстраційних даних. Заміна фахівця без зміни даних у реєстрі не означає автоматично, що потрібно змінювати всю заяву.

– NIP-8 для Sp. z o.o. Якщо внаслідок передачі змінюються відомості, які потрібно повідомляти податковому органу, зокрема адреса зберігання бухгалтерських документів, перевірте необхідність відповідного повідомлення. Сама зміна договору з бухгалтером без зміни відомостей, що підлягають повідомленню, не означає обов’язкового подання NIP-8.

– Банк, облікова програма, електронне листування. Перевірте лише фактично надані доступи; змінюйте права користувачів і повноваження, а не знищуйте історію документів або підписи.

Для роботи з фактурами у 2026 році окреме значення має KSeF. Загальну інформацію про систему наведено також у матеріалі SKILLDOCS: «KSeF і фактури в Польщі» ↗.

6. Що перевірити під час фактичного приймання документів

Передавати файли без звірки ризиковано: звіт може бути відсутнім, декларація — не отримати UPO, а документи щодо минулих операцій — залишитися в попереднього бюро. Мінімальна перевірка під час передачі:

Попросіть попереднє бюро надати коротке підтвердження повноти передачі із зазначенням того, що буде передано пізніше або залишилося неповним. Нове бюро зможе зіставити документи з періодами й назвати відсутні матеріали до перших розрахунків.

7. Що робити, якщо попередній бухгалтер не передає документи

Почніть із письмового переліку конкретних документів і форматів, потрібних для продовження обліку. Зазначте період, погоджений спосіб отримання та необхідність повідомити про відсутні файли. Збережіть листування й підтвердження передачі.

Подальші вимоги оцінюють з огляду на договір із попереднім бюро, належність документів і чинні норми. Не варто стверджувати, що будь-який файл із внутрішньої бухгалтерської програми обов’язково мають видати в будь-якому запитаному технічному форматі: умови договору та характер даних мають значення. Водночас не можна допустити втрати податкової й бухгалтерської документації, потрібної самій компанії.

Для Sp. z o.o. закон установлює правила ведення, захисту та зберігання ksiąg rachunkowych і пов’язаних документів. Тому краще заздалегідь визначити, що передано для поточного обліку, а що залишається в архіві та як компанія зможе отримати до нього доступ.

8. Короткі відповіді на поширені запитання

Чи можна змінювати бухгалтера посеред року?

Так. Але потрібно визначити межу обслуговування, передати реєстри й залишки, перевірити обов’язки щодо звітності за попередні періоди та окремо погодити річне закриття.

Чи потрібні паперові оригінали, якщо все зберігається електронно?

Потрібно з’ясувати, які оригінали та юридично значущі електронні документи фактично існують, де вони мають зберігатися та як забезпечується доступ. Єдиного правила «друкувати все» для кожного документа немає.

Чи потрібно запитувати кадрові документи й розрахунки зарплат, якщо працівників немає?

Немає потреби запитувати кадрові документи, яких не існує. Для Sp. z o.o. окремо враховуйте виплати членам правління та інші розрахунки, якщо вони були, навіть за відсутності штатних працівників.

Що робити, якщо попереднє бюро подавало декларації, але не надало UPO?

Запросіть підтвердження отримання відповідних електронних документів і перевірте факт прийняття. Саме надсилання файла не дорівнює його успішному поданню.

Скільки документів потрібно для передачі бухгалтерії?

Визначальною є не кількість файлів, а достатність даних для безперервного обліку. Для JDG з кількома фактурами та Sp. z o.o. із працівниками, складом і позиками набори документів суттєво відрізнятимуться.

Підсумок: як перейти до нового бухгалтера без втрати даних

Безпечна зміна бухгалтерії — це три конкретні результати: попередній період закрито й визначено відповідального, документи та залишки перевірено, нові повноваження оформлено. У такому порядку новий бухгалтер зможе продовжити роботу, а не відновлювати історію бізнесу з окремих листів і випадкових PDF.

У SKILLDOCS ведемо бухгалтерію JDG та Sp. z o.o. і визначаємо перелік відсутніх документів до початку обслуговування. Щоб порівняти варіанти обслуговування, можна переглянути прайс бухгалтерських послуг SKILLDOCS ↗.