JDG надає послуги клієнтам з ЄС та інших країн: VAT, VAT-UE і документи

Якщо польська JDG надає послуги німецькій компанії, реєстрація VAT-UE може знадобитися ще до першої послуги, навіть коли підприємець не є активним платником польського VAT. При цьому польський VAT не нараховують не «тому, що оборот невеликий», а тому, що місце оподаткування конкретної послуги може бути в країні замовника.

Щоб правильно оформити контракт, потрібно послідовно визначити вид послуги, статус замовника, місце оподаткування, обов’язки щодо VAT-UE та порядок виставлення фактури. Ліміт звільнення 240 000 zł перевіряється окремо. Нижче — правила для JDG з місцем ведення бізнесу в Польщі станом на 23 жовтня 2026 року.

1. Починаємо не з країни платежу, а із замовника та послуги

B2B — послуга для підприємця або іншої особи, яка визнається платником податку для цілей визначення місця надання послуг. B2C — послуга споживачеві, який купує її не для підприємницької діяльності. Поняття платника податку для цих цілей визначає art. 28a Закону про VAT.

До виставлення фактури з’ясуйте:

– Хто є стороною договору: компанія, індивідуальний підприємець чи приватна особа.

– Для чого купується послуга: для бізнесу чи для особистих потреб.

– Де перебуває замовник і яке його постійне місце ведення діяльності фактично отримує послугу.

– Що саме виконує JDG: розроблення програми, консультацію, роботи з нерухомістю, навчання, перевезення, електронну послугу чи іншу дію.

Для замовника з ЄС перевірте VAT-номер у VIES і збережіть підтвердження. Відсутність активного номера не дає підстав автоматично вважати будь-якого замовника приватною особою: необхідно встановити його податковий статус і запросити документи. Але й одного позначення «GmbH» у листуванні недостатньо для перевірки.

Німецький банківський рахунок або оплата в євро не доводять, що послуга оподатковується в Німеччині. Наприклад, німецька компанія може купувати послугу для свого постійного місця діяльності в Польщі; тоді результат застосування art. 28b може бути іншим.

2. JDG надає послуги компанії з Німеччини: базовий приклад B2B

За art. 28b місце надання B2B-послуг визначається за місцезнаходженням замовника, якщо не діє спеціальне правило. Коли послуга надається постійному місцю ведення діяльності замовника в іншій країні, враховується саме це місце.

Приклад: JDG із Польщі розробляє програмне забезпечення для німецької GmbH. Замовник діє як підприємець, надає чинний німецький VAT-номер, отримує послугу для бізнесу в Німеччині; послуга не належить до винятків з art. 28b. Тоді:

– Місце оподаткування — Німеччина.

– JDG не нараховує польський VAT за цією послугою. Це операція поза польським оподаткуванням, а не польська ставка 0%.

– До першої такої послуги підприємцю потрібно оформити VAT-UE через VAT-R за art. 97 ust. 3 pkt 2, якщо реєстрацію ще не здійснено.

– У фактурі зазначають необхідні дані сторін, ідентифікаційні номери та позначку «odwrotne obciążenie» / «reverse charge», коли податок зобов’язаний нарахувати замовник. Вимогу щодо цієї позначки передбачено art. 106e ust. 1 pkt 18.

– Послуга включається до інформації VAT-UE за виконання умов art. 100 ust. 1 pkt 4: зокрема, коли вона не звільнена від податку й не оподатковується за нульовою ставкою в країні оподаткування, а обов’язок сплати покладено на отримувача.

Інформація VAT-UE подається електронно, за місяць, до 25-го числа наступного місяця. Це звіт про відповідні операції, а не рахунок на сплату окремого «податку VAT-UE».

VAT-UE і VAT czynny — різні статуси

VAT-UE не є окремим податком і сам по собі не скасовує звільнення від внутрішнього польського VAT. Підприємець може одночасно користуватися застосовним звільненням у Польщі та мати ідентифікацію VAT-UE для транскордонних операцій. Реєстрація для ЄС не означає, що до всіх польських фактур тепер обов’язково потрібно додавати 23%.

Важливе й зворотне: наявність звільнення за лімітом не скасовує обов’язкової реєстрації VAT-UE для операцій, перелічених в art. 97. Не можна чекати досягнення 240 000 zł, якщо перша послуга, що потребує VAT-UE, вже надається.

3. Клієнт зі США, Великої Британії чи іншої країни поза ЄС

Для B2B-послуги, яка підпадає під art. 28b, місце оподаткування також визначається за замовником. Наприклад, розроблення програми для американської компанії, яка діє як підприємець та отримує послугу у США, не оподатковується польським VAT.

Такий продаж сам по собі не потребує VAT-UE та не включається до інформації VAT-UE: отримувач перебуває за межами ЄС. Податковий статус замовника підтверджують документами його країни, реєстраційними даними та змістом договору.

Позначка «не оподатковується в Польщі» не відповідає на питання про місцеві обов’язки в іншій країні. Потрібно окремо встановити, чи виникає там податок і хто його розраховує. Напис reverse charge не слід автоматично проставляти для будь-якої країни світу: він пов’язаний з обов’язком покупця нарахувати відповідний податок.

Позначення NP у бухгалтерській програмі означає відсутність оподаткування в Польщі; це не самостійна ставка VAT. Не замінюйте його без підстав позначенням «0%» або «zw.».

4. Клієнт — фізична особа: правила B2C

Для B2C діє базове правило art. 28c: місце надання послуги визначається за постачальником. Якщо JDG розташована в Польщі, послуга за цим правилом оподатковується в Польщі — із застосуванням відповідної ставки або законного звільнення. Проте для низки послуг передбачено спеціальні правила.

Електронні послуги та поріг 10 000 євро

Для транскордонних телекомунікаційних, мовленнєвих та електронних B2C-послуг у ЄС діє спеціальне правило країни споживача. За виконання умов art. 28k ust. 2, зокрема наявності постачальника лише в одній державі ЄС, можливе застосування правила країни постачальника до встановленого порога.

Для польського підприємця цей поріг становить 42 000 zł, що відповідають 10 000 євро. Його перевіряють за поточний і попередній календарні роки за загальною сумою відповідних послуг і внутрішньосоюзних дистанційних продажів товарів, якщо такі продажі є. Це не поріг для всіх послуг іноземцям і не звільнення від VAT.

У разі оподаткування в країні споживача потрібно визначити спосіб виконання місцевих обов’язків: наприклад, застосовну процедуру OSS або місцеву реєстрацію. Окрема транскордонна процедура звільнення SME має власні умови й не застосовується автоматично лише тому, що в Польщі діє звільнення до 240 000 zł.

Жива консультація фахівця через відеозв’язок не перетворюється на електронну послугу лише через використання інтернету. Для цієї категорії важливі автоматизація надання та мінімальна участь людини; кваліфікацію перевіряють за змістом послуги, а не за назвою застосунку для зв’язку.

5. Ліміт 240 000 zł у 2026 році: що саме враховується

З 1 січня 2026 року межа польського звільнення за art. 113 ust. 1 Закону про VAT — 240 000 zł. Закон перевіряє визначену ним вартість продажів без податку за попередній і поточний роки. Для переходу зі старого ліміту у 2026 році передбачено спеціальні перехідні правила; перевищення колишніх 200 000 zł у 2025 році потрібно оцінювати з їх урахуванням.

Це не прибуток після витрат і не сума всіх надходжень на банківський рахунок.

– Прибуток — результат після витрат. Ліміт звільнення не зменшується на оренду, придбання техніки, ZUS або послуги бухгалтера.

– Надходження на рахунок можуть включати власні перекази, позики й інші суми, які не є продажем.

– Момент оплати не завжди збігається з моментом, за яким операцію враховують для VAT. Неоплачена послуга не зникає з розрахунку лише через відсутність переказу.

– Для ліміту використовується поняття продажу з art. 2 pkt 22, а також винятки art. 113 ust. 2. Деякі операції, наприклад продаж відповідних основних засобів, що амортизуються, виключаються; інші потребують окремої оцінки.

Іноземні B2B-послуги не завжди входять до польського ліміту

Послуга, місце оподаткування якої справді перебуває за межами Польщі за art. 28b, не є продажем на території Польщі для цього ліміту. Тому загальна виручка JDG може перевищувати 240 000 zł, а право на польське звільнення щодо внутрішніх продажів — зберігатися за виконання решти умов.

Приклад за повний 2026 рік: JDG надала послуги польським замовникам на 200 000 zł і німецьким підприємцям за art. 28b на 300 000 zł. Усі суми вже правильно перераховано в zł. Загальна виручка — 500 000 zł, проте до розглянутого польського ліміту входить 200 000 zł. Приклад передбачає дотримання умов попереднього року, відсутність послуг, що виключають звільнення, та інших операцій, які враховуються.

Це правило не звільняє іноземну виручку від PIT, не скасовує VAT-UE та не визначає автоматично обов’язку KSeF. Кожен із цих режимів має власні умови.

Початок діяльності протягом року

Для підприємця, який розпочинає діяльність протягом року, art. 113 ust. 9 передбачає пропорційний ліміт. Його не можна завжди вважати рівним повним 240 000 zł.

Приклад: якщо відповідну діяльність розпочато 1 липня 2026 року, до кінця року залишається 184 дні. Розрахунок: 240 000 × 184 ÷ 365 = 120 986,30 zł після округлення до грошів. Дата початку й операції, включені до розрахунку, мають відповідати фактичній діяльності.

Що відбувається в разі перевищення

За art. 113 ust. 5 і 10 звільнення втрачається починаючи з операції, якою перевищено застосовний ліміт. VAT розраховується за всією цією операцією, а не лише із суми перевищення.

Наприклад, до чергової послуги, яка враховується, вартість продажів становить 238 000 zł. Наступна послуга на 5 000 zł перевищує повний річний ліміт. Якщо до неї застосовується стандартне оподаткування, податок стосується всієї послуги, а не лише 3 000 zł понад поріг. У договорі заздалегідь важливо визначити, чи є погоджена ціна остаточною, чи до неї можна додати VAT.

6. Чи залежить обов’язок VAT від коду PKD

Сам по собі код PKD не встановлює ані ставки VAT, ані права на звільнення. Він описує заявлений вид діяльності. Для VAT оцінюють реальні послуги та норми податкового закону; там, де законодавець використовує класифікацію товарів або послуг, застосовується відповідна класифікація, а не довільний вибір коду в CEIDG.

В art. 113 ust. 13 прямо перелічено винятки зі звільнення за лімітом. Для послуг це, зокрема:

– Юридичні послуги.

– Консультаційні послуги, крім передбаченого законом винятку для певних сільськогосподарських консультацій.

– Ювелірні послуги.

– Стягнення боргів, зокрема факторинг.

Якщо послуга підпадає під такий виняток та оподатковується в Польщі, не можна чекати досягнення 240 000 zł: застосовність активної реєстрації та податку перевіряється до першої відповідної операції. Зміна формулювання в PKD не перетворює реальну консультацію на послугу, вільну від обмеження.

Зворотна ситуація: наявність широкого коду зі згадкою про консультації не замінює встановлення того, що підприємець справді надає консультаційні послуги. У договорі, фактурі й підтвердженні результату потрібно правильно описати те, що фактично виконується.

Місце оподаткування залишається окремим питанням. Виняток із польського звільнення не означає, що до іноземної B2B-послуги за art. 28b автоматично потрібно нарахувати польські 23%.

7. Які документи потрібні для закордонного контракту

– Договір або замовлення: сторони, предмет, результат, період, ціна, валюта, призначення послуги та дані підрозділу, який її отримує.

– Підтвердження статусу замовника: VAT-номер і перевірка VIES для ЄС або реєстраційні та податкові документи країни поза ЄС.

– VAT-R і підтвердження VAT-UE, якщо відповідні операції потребують реєстрації.

– Фактури та коригування: правильні дані сторін, вид операції, позначки про оподаткування, сума й ідентифікатори.

– Підтвердження виконання: протокол, звіт, листування щодо приймання, переданий результат або інший документ за договором.

– Дані бухгалтерського перерахунку валюти: дата й застосований курс за податковими правилами. Сума, фактично зарахована банком після конвертації та комісії, не замінює цього розрахунку.

– Звітність і підтвердження прийняття: VAT-UE та UPO, застосовні JPK/декларації, а також номер і підтвердження KSeF.

Сам факт реєстрації VAT-UE не зобов’язує підприємця подавати JPK_V7 як активного платника VAT. Проте звільнення від внутрішнього VAT не скасовує всіх спеціальних звітів: наприклад, під час придбання послуги в іноземного постачальника може виникнути імпорт послуг з окремим обов’язком розрахунку. Продаж власних послуг і придбання чужих послуг не можна змішувати в одній схемі.

8. KSeF: як передати фактуру іноземному замовнику

Відсутність польського VAT у фактурі не означає автоматичної відсутності обов’язку KSeF. Польський постачальник, на якого поширюється обов’язкове електронне виставлення, оформлює через KSeF і відповідні фактури іноземним компаніям. Статус VAT-zwolniony також сам по собі не виключає KSeF.

Для основної групи підприємців обов’язкове виставлення діє з 1 квітня 2026 року; для найбільших компаній перша дата настала 1 лютого. До кінця 2026 року діє перехідна можливість виставлення поза KSeF за виконання умов щодо місячного ліміту 10 000 zł за фактурами, охопленими цим обов’язком. Це самостійний режим, а не ліміт 240 000 zł.

Мінфін роз’яснює: у разі перевищення перехідного місячного ліміту через KSeF виставляють уже фактуру, якою його перевищено, та наступні фактури, що підпадають під обов’язок. Повернення нижче ліміту в наступному місяці не відновлює цього послаблення. Споживчі B2C-фактури не охоплені обов’язковим KSeF; для них можливе добровільне виставлення через систему.

Іноземному замовнику фактуру передають погодженим способом, наприклад PDF електронною поштою. У візуалізації фактури, уже виставленої онлайн у KSeF, потрібен код QR із номером KSeF для доступу та перевірки. Для передбачених законом офлайн-режимів діють окремі правила маркування й передавання.

Перед надсиланням перевірте іноземний ідентифікатор покупця та позначення операції поза польським VAT у використовуваній системі. Успішне технічне надсилання XML не підтверджує, що бухгалтер правильно визначив місце оподаткування.

9. Перевірка перед першою фактурою

Для B2B-контракту з Німеччиною: встановити статус клієнта й підрозділ, який отримує послугу → перевірити, чи застосовується art. 28b → за потреби оформити VAT-UE → підготувати правильну фактуру → врахувати послугу у відповідній звітності → окремо перевірити KSeF.

Для B2C: визначити вид послуги → перевірити спеціальне правило замість art. 28c → встановити країну оподаткування → визначити ставку, звільнення та спосіб виконання обов’язків у цій країні.

Для польського звільнення: контролювати саме вартість продажів, що враховується, вид діяльності, попередній рік і пропорційний ліміт, якщо діяльність розпочато протягом року. Банківська виписка не замінює реєстру продажів.

Якщо JDG ще не відкрито, порядок реєстрації та перевірки підстави іноземця описано на сторінці реєстрації JDG у Польщі. Питання закордонних фактур і звітності можна включити до бухгалтерського обслуговування JDG.