Czekasz na kartę pobytu po złożeniu wniosku w Warszawie, a w trakcie postępowania znajdujesz pracę w Poznaniu lub przeprowadzasz się do Wrocławia. Sprawę nadal prowadzi poprzedni wojewoda, ważność wizy mogła już upłynąć, a pisma z urzędu przychodzą na dawny adres. W takiej sytuacji trzeba zgłosić zmianę miejsca pobytu i ustalić sposób dalszego prowadzenia postępowania.

Aby zachować kontrolę nad sprawą, powiadom wojewodę prowadzącego postępowanie, ustal organ właściwy miejscowo i uzyskaj potwierdzenie przekazania akt. Jeżeli rozważasz umorzenie dotychczasowego postępowania, najpierw sprawdź podstawę legalnego pobytu w Polsce.

Kogo zawiadomić o przeprowadzce i w jakim terminie

Art. 41 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego (KPA) zobowiązuje stronę postępowania administracyjnego oraz jej przedstawiciela do zawiadamiania organu o każdej zmianie adresu. Przepis nie określa jednolitego terminu wyrażonego liczbą dni kalendarzowych. Mazowiecki Urząd Wojewódzki zaleca niezwłoczne zgłaszanie nowego adresu.

Zawiadomienie kieruje się do wojewody, który prowadzi postępowanie w chwili przeprowadzki. Jeśli wniosek został złożony w Warszawie, a następnie wnioskodawca przeprowadził się do Poznania, pismo kieruje do Wojewody Mazowieckiego. W razie przeprowadzki z Poznania do Wrocławia zawiadamia Wojewodę Wielkopolskiego. Po potwierdzeniu przekazania sprawy dalszą korespondencję prowadzi się z nowym organem.

Jeżeli są różne, wskaż w zawiadomieniu dwa adresy: faktyczne miejsce pobytu i adres do doręczeń. Gdy w sprawie ustanowiono pełnomocnika, uwzględnij obowiązujący sposób doręczania pism. Aktualne miejsce zamieszkania pozwala ustalić właściwość miejscową, a adres do korespondencji służy skutecznemu odbiorowi wezwań i decyzji.

W sprawach zainicjowanych przez MOS 2.0 zmianę adresu zgłasza się wojewodzie odrębnym pismem w formie papierowej albo przez e-Doręczenia. Wysłanego wniosku nie można w tym celu edytować bezpośrednio w MOS. Zawiadomienie należy także złożyć w sprawach wszczętych przed 27 kwietnia 2026 r.

Przekazanie sprawy do innego wojewody: kolejne kroki

Przeprowadzka do innego województwa powoduje zmianę właściwości miejscowej w postępowaniu dotyczącym pobytu czasowego. Art. 104 ustawy o cudzoziemcach wiąże właściwość wojewody z miejscem pobytu wnioskodawcy. Wielkopolski Urząd Wojewódzki potwierdza możliwość kontynuowania rozpoczętego postępowania po przekazaniu akt nowemu wojewodzie.

Przygotuj pisemne zawiadomienie o przeprowadzce oraz wniosek o przekazanie sprawy według właściwości miejscowej. W piśmie podaj:

– Imię, nazwisko, datę urodzenia i numer sprawy.

– Poprzednie i nowe faktyczne miejsce pobytu oraz datę przeprowadzki.

– Aktualny adres do korespondencji i dane kontaktowe.

– Prośbę o przekazanie akt właściwemu wojewodzie i zawiadomienie o dokonanym przekazaniu.

Na potwierdzenie faktycznego zamieszkania można dołączyć umowę najmu, dokument udostępnienia lokalu lub inne dowody związane ze sprawą. Zakres dodatkowych dowodów zależy od okoliczności postępowania. Mazowiecki Urząd Wojewódzki udostępnia wzór wniosku o przekazanie sprawy ↗.

Zachowaj potwierdzenie wysłania pisma przez e-Doręczenia albo pocztowe potwierdzenie doręczenia. Następnie zapytaj o datę przekazania akt i nowy numer sprawy w urzędzie przyjmującym postępowanie. Do chwili potwierdzenia przekazania monitoruj korespondencję z dotychczasowego urzędu.

Ile trwa przekazanie sprawy o kartę pobytu

Przekazanie akt między urzędami wojewódzkimi dodaje kolejny etap postępowania. Dotychczasowy organ przygotowuje przekazanie dokumentów, nowy rejestruje sprawę, zapoznaje się z aktami i w razie potrzeby kieruje dalsze wezwania. Jeżeli wniosek był już na zaawansowanym etapie, przeprowadzka może znacząco odsunąć termin wydania decyzji.

Brakuje potwierdzonych danych statystycznych pozwalających określić średni czas przekazywania spraw w Polsce. Rzeczywisty przebieg należy więc ustalać na podstawie akt konkretnego postępowania. Zalecamy uwzględnienie ryzyka długiego oczekiwania i sprawdzanie, kiedy akta faktycznie dotarły do nowego wojewody.

Szczególnej uwagi wymagają pisma z wyznaczonym terminem odpowiedzi, umówione wizyty i wezwania do uzupełnienia dokumentów. Jeżeli przeprowadzka przypada na taki etap, dalsze działania warto pisemnie ustalić z organem, który nadal prowadzi sprawę.

Kiedy rozważyć umorzenie dotychczasowej sprawy i złożenie nowego wniosku

W niektórych sytuacjach złożenie nowego wniosku w miejscu zamieszkania może być wygodniejsze niż długotrwałe przekazywanie akt. Takie rozwiązanie można rozważyć, gdy cudzoziemiec ma niezależną, aktualną podstawę legalnego pobytu, poprzednie postępowanie jest na wczesnym etapie, a skutki prawne umorzenia zostały wcześniej przeanalizowane.

Art. 105 KPA przewiduje możliwość umorzenia postępowania na wniosek strony po spełnieniu warunków wskazanych w przepisie. Ostateczna decyzja o umorzeniu kończy dotychczasowe postępowanie. Przed złożeniem nowego wniosku o pobyt czasowy trzeba ponownie ocenić dopuszczalność wszczęcia sprawy oraz podstawę pobytu w Polsce.

Gdy wiza lub okres pobytu bezwizowego już się skończyły

Załóżmy, że cudzoziemiec złożył wniosek o pobyt czasowy w okresie legalnego pobytu, spełnił wymogi formalne i nadal czeka na decyzję po upływie ważności wizy. Jego dalszy pobyt może być legalny na podstawie art. 108 ustawy o cudzoziemcach – od dnia złożenia wniosku do dnia, w którym decyzja w sprawie stanie się ostateczna, pod warunkiem spełnienia przesłanek tej normy.

Po ostatecznym umorzeniu postępowania należy ustalić, czy istnieje inna podstawa pobytu. Dla osoby korzystającej wyłącznie z art. 108 jest to kwestia zasadnicza. Art. 299 ust. 6 ustawy o cudzoziemcach przewiduje w określonych ustawą sytuacjach 30 dni na opuszczenie Polski po ostatecznej decyzji o umorzeniu postępowania. Art. 99 ust. 1 pkt 9 przewiduje odmowę wszczęcia postępowania w sprawie pobytu czasowego wobec osoby zobowiązanej do opuszczenia Polski w okolicznościach określonych w art. 299 ust. 6.

Umorzenie starej sprawy po wygaśnięciu wizy może zatem uniemożliwić wszczęcie nowego postępowania o pobyt czasowy w Polsce. Posiadanie ważnego zezwolenia pobytowego, wizy, szczególnej podstawy ustawowej lub innych istotnych okoliczności wymaga odrębnej oceny. Przed złożeniem wniosku o umorzenie sprawdź dokładne daty i podstawy pobytu, status bieżącej sprawy oraz możliwość złożenia kolejnego wniosku.

W przypadku wcześniej złożonych wniosków istnieje jeszcze jedna kwestia: UdSC potwierdził, że wnioski, które wpłynęły do wojewodów przed uruchomieniem MOS 2.0 w dniu 27 kwietnia 2026 r., nadal są rozpatrywane w ramach rozpoczętych wcześniej postępowań.

Dlaczego aktualny adres ma znaczenie dla dalszej legalizacji pobytu

Zgodnie z art. 41 § 2 KPA doręczenie pisma pod dotychczasowym adresem wywołuje skutki prawne, jeżeli strona nie zawiadomiła o jego zmianie. Przeoczenie wezwania do złożenia dokumentów, pobrania odcisków palców lub udzielenia wyjaśnień może wpłynąć na dalszy bieg sprawy. Wojewoda Mazowiecki ostrzega przed ryzykiem pozostawienia wniosku bez rozpoznania, decyzji odmownej lub umorzenia postępowania, zależnie od treści wezwania.

Konsekwencje mogą ujawnić się później, na przykład przy ubieganiu się o zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego UE. Art. 211 ustawy o cudzoziemcach wymaga pięcioletniego okresu legalnego i nieprzerwanego pobytu, a art. 212 określa zasady zaliczania poszczególnych okresów. Jeśli po zakończeniu wcześniejszej sprawy wystąpi okres bez legalnej podstawy pobytu, jego kwalifikacja prawna będzie istotna przy kolejnym wniosku. Okres przeznaczony na wykonanie obowiązku opuszczenia Polski na podstawie art. 299 ust. 6 został wyłączony z pięcioletniego obliczenia w art. 212 ust. 2 pkt 5.

Analizując historię pobytu, przechowuj potwierdzenie zgłoszenia nowego adresu, dokumenty o przekazaniu sprawy, decyzje i potwierdzenia dat złożenia wniosków. Szczegóły obliczania okresu pobytu wyjaśniamy w materiale „Jak obliczyć 5 lat pobytu do statusu rezydenta długoterminowego UE”.

Czy urząd może sprawdzić faktyczne miejsce zamieszkania

Tak. Art. 11 ustawy o cudzoziemcach przewiduje sprawdzanie przez Straż Graniczną okoliczności pobytu cudzoziemca w toku postępowania. Weryfikacja może dotyczyć miejsca zamieszkania, członków rodziny, zatrudnienia i innych okoliczności mających znaczenie dla decyzji.

Jeżeli zebrane informacje są sprzeczne lub budzą uzasadnione wątpliwości, funkcjonariusze Straży Granicznej mogą sprawdzić lokal wskazany przez cudzoziemca. Ustawa określa zasady takich czynności, w tym wymóg zgody osoby zamieszkującej lokal lub innej wskazanej w przepisie osoby. W przewidzianych prawem sytuacjach odmowa przeprowadzenia sprawdzenia oznacza, że okoliczności faktycznego miejsca pobytu pozostaną niepotwierdzone.

Dlatego adres podany w zawiadomieniu powinien odpowiadać rzeczywistości. Jeżeli cudzoziemiec mieszka we Wrocławiu, a korespondencję odbiera za pośrednictwem pełnomocnika w Warszawie, należy właściwie rozdzielić te informacje w dokumentach.

Szczególne zasady dotyczące karty CUKR

W przypadku wniosków o kartę CUKR obowiązuje szczególna właściwość miejscowa. Zgodnie z oficjalnym wyjaśnieniem MOS sprawę prowadzi wojewoda właściwy ze względu na miejsce pobytu wnioskodawcy w dniu złożenia wniosku. Późniejsza przeprowadzka do innego województwa nie zmienia właściwości tego organu. Podstawę stanowi art. 42o ust. 1 i 2 ustawy z 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy.

Jeśli wniosek o CUKR jest jeszcze rozpatrywany, powiadom dotychczasowego wojewodę o aktualnych danych do korespondencji. Dla osób, które otrzymały już kartę CUKR, przewidziano odrębny termin: zgodnie z art. 42u zmianę miejsca pobytu trzeba zgłosić wojewodzie, który wydał kartę, w ciągu 15 dni roboczych.

Pomoc SKILLDOCS w Warszawie, Poznaniu i Wrocławiu

Jeśli zmieniasz miasto podczas rozpatrywania wniosku o kartę pobytu, możemy przeanalizować akta i podstawę legalnego pobytu, przygotować zawiadomienie o nowym adresie, wniosek o przekazanie sprawy oraz dalszą korespondencję z urzędem wojewódzkim. Przed wyborem między przekazaniem akt a nową sprawą oceniamy skutki zakończenia trwającego postępowania.

Pomagamy w sprawach legalizacji pobytu w trzech miastach:

– Legalizacja pobytu i karta pobytu w Warszawie.

– Legalizacja pobytu i karta pobytu w Poznaniu.

– Legalizacja pobytu i karta pobytu we Wrocławiu.

Pytania o przeprowadzkę podczas rozpatrywania wniosku o kartę pobytu

Dokąd wysłać dokumenty, jeżeli sprawa została już przekazana?

Po otrzymaniu potwierdzenia przekazania posługuj się nowym numerem sprawy i adresem urzędu wojewódzkiego, który przejął postępowanie. Zachowaj kopię pierwszego zawiadomienia i dowód jego doręczenia.

Co zrobić, jeżeli urząd wyznaczył już termin wizyty?

Pisemnie zawiadom organ prowadzący sprawę o przeprowadzce, podaj numer sprawy i datę wyznaczonej wizyty. Poproś o wskazówki dotyczące stawiennictwa oraz dalszego składania dokumentów. Do uzyskania odpowiedzi uwzględnij dotychczas wyznaczony termin.

Co zrobić przy przeprowadzce w obrębie jednego województwa?

Zgłoś nowe miejsce pobytu i aktualny adres do korespondencji wojewodzie rozpatrującemu wniosek. Właściwość miejscowa pozostaje w obrębie tego samego urzędu wojewódzkiego.

Sprawdzimy status sprawy i podstawę legalnego pobytu oraz przygotujemy wniosek o przekazanie akt innemu wojewodzie.

Pomoc w przekazaniu mojej sprawy