Отримали новий закордонний паспорт, а заяву на карту побиту вже подано? Або готуєте перше подання, але в документах залишилися дані старого паспорта? Потрібно звірити відомості про особу та актуальні документи, проте порядок дій залежить від стадії розгляду справи.

Окремо розглянемо три ситуації: до подання заяви, під час розгляду та після видачі рішення або пластикової карти. Це не інструкція з отримання паспорта в консульстві: йдеться лише про те, що перевірити й куди передати нові відомості в Польщі.

1. До подання на карту: внесіть дані нового паспорта

Оформлюючи заяву через MOS, використовуйте дані чинного паспорта. Перед надсиланням заяви перевірте:

– Прізвище та ім’я латиницею, написання інших персональних даних і дату народження.

– Громадянство, серію та номер чинного паспорта.

– Дату видачі й строк дії нового документа.

– Узгодженість даних у MOS, трудовому договорі, додатку роботодавця та інших документах, якщо вони містять реквізити паспорта.

– Документи про попереднє перебування: старі паспорти, візи, відмітки про в’їзди й виїзди.

Якщо в старому паспорті є важлива для справи віза, відмітка або відомості про попередні поїздки, ці дані потрібно надати до ужонду.

За роз’ясненнями UdSC, з 27 квітня 2026 року первинні заяви на тимчасове й постійне перебування та на статус довгострокового резидента ЄС подаються електронно через новий портал MOS. Оригінал чинного паспорта пред’являють на вимогу воєводського управління; відомості в електронній заяві та додані копії мають відповідати актуальному документу.

2. Паспорт замінили, поки справа про карту перебуває на розгляді

Якщо справу вже відкрито, надішліть воєводі, який її розглядає, інформацію про зміну документа та копію нових паспортних даних.

Для справ, поданих через MOS 2.0, UdSC роз’яснює можливість повідомляти про зміни в уже надісланій заяві поза порталом — паперовим листом воєводі або через e-Doręczenia. Збережіть підтвердження доставки й копію звернення.

Передайте читабельну копію сторінки нового паспорта з персональними даними. Коли воєвода викличе вас на особистий візит для звірки оригіналу, візьміть новий паспорт і, за наявності та потреби, старий.

Чи потрібно оновлювати паспортні дані в роботодавця?

Рекомендуємо повідомити роботодавця.

3. Реєстр PESEL?

Сам номер PESEL після заміни паспорта не змінюється. Однак відомості про документ, пов’язані із записом у реєстрі, можуть потребувати актуалізації. Під час заміни паспорта змінюються його серія та номер, тому потрібно актуалізувати дані в реєстрі PESEL.

PESEL UKR: окрема офіційна вимога

UdSC прямо повідомляв у 2026 році, що особи з PESEL зі статусом UKR, яких раніше ідентифікували на підставі заяви без пред’явлення чинного паспорта, мали пред’явити чинний документ у гміні до 31 серпня 2026 року. UdSC попереджав, що непред’явлення документа в цей строк призводить до втрати статусу UKR і тимчасового захисту; фактичний статус слід перевіряти за офіційними даними. У цьому самому офіційному роз’ясненні зазначено: якщо після присвоєння PESEL UKR видано новий паспорт, паспортні дані потрібно актуалізувати. Змінюється запис про документ, а не сам номер PESEL.

Це окрема ситуація з наслідками для тимчасового захисту. Не поширюйте автоматично вимоги й строки режиму UKR на кожного іноземця, який отримав звичайний PESEL за іншою процедурою.

Якщо PESEL не має статусу UKR

Уточніть в органі, який веде ваші персональні дані, які відомості про документ потрібно актуалізувати в конкретному реєстрі. Із розглянутих норм не випливає однозначної універсальної вимоги «кожен іноземець після заміни паспорта зобов’язаний у той самий строк знову отримати PESEL». Повторно присвоювати PESEL через заміну паспорта не потрібно.

4. Банк: коли повідомляти про новий документ

Якщо у вас відкрито банківський рахунок у Польщі, перевірте, які паспортні дані банк зберігає для ідентифікації клієнта. Банки вимагають актуальних відомостей для ідентифікації та перевірки особи, але порядок оновлення в різних банках відрізняється: через застосунок, особистий кабінет або відділення.

Перед візитом перевірте інструкції саме свого банку. Не варто стверджувати, що існує єдина для всіх банків державна процедура, за якою достатньо одного звернення з паспортом.

5. Якщо рішення щодо карти вже видано

Розрізняйте зміну номера паспорта та зміну відомостей, зазначених безпосередньо на карті побиту.

– Якщо карту побиту вже видано й змінилися надруковані на ній персональні дані, наприклад прізвище, виникає передбачена законом підстава для її заміни.

Відповідно до правил wymiana karty pobytu заяву про заміну карти подають протягом 14 днів після виникнення законної підстави для заміни. Цей строк стосується випадків, передбачених для заміни карти, а не автоматично кожної видачі нового закордонного паспорта.

6. Чи може новий паспорт стати причиною відмови?

Сам факт законної заміни паспорта не визначено як самостійну універсальну підставу для відмови в дозволі на перебування. Проблеми можуть виникнути, якщо орган не може встановити особу заявника, документи суперечать один одному або заявник не виконує законної вимоги wezwanie щодо усунення конкретних недоліків чи надання доказів.

7. Чек-лист: дії залежно від стадії справи

Коли замінили паспорт	Що перевірити	Кому передати відомості
До подання заяви	Усі паспортні дані, копії, документи про попереднє перебування	Виправити відомості в заяві до надсилання через MOS
Під час розгляду	Номер справи, новий документ, відомості в додатках	Компетентному воєводі листом / через e-Doręczenia; за потреби — HR-фахівцю
Після рішення, до отримання пластикової карти	Актуальність даних у справі та під час видачі документа	Воєводському управлінню, яке оформлює карту
Після видачі карти	Чи змінилися дані безпосередньо на карті	Воєводі за наявності підстави для заміни; банку, органам ведення реєстрів — за їхніми правилами

Також перевірте, які паспортні реквізити використані у вашому банківському профілі та записі PESEL. Для PESEL UKR діють особливі правила, наведені вище в окремому розділі.

8. Поширені запитання

Чи потрібно повторно подавати заяву в MOS, якщо строк дії старого паспорта закінчився після надсилання заяви?

Заміна паспорта сама по собі не означає необхідності нового первинного подання. Повідомте орган про новий документ і передайте актуальні відомості до наявної справи.